Betreuung und Wartung Ihrer Software

Was in der Betreuung enthalten ist

Eine Software ist nach dem Start nicht einfach fertig. Der Server muss laufen. Für die Programme, auf denen Ihre Software aufbaut, erscheinen Updates. Und im Alltag tauchen Fragen auf. Mit der Zeit ändert sich auch im Betrieb etwas, und die Software muss angepasst werden.

Was andere Anbieter Wartung oder Softwarepflege nennen und in einem Wartungsvertrag regeln, heißt bei uns Betreuung. Als Faustwert für Wartung geben einige Anbieter 15 bis 25 % der Entwicklungskosten pro Jahr an. So steht es zum Beispiel im Ratgeber von alloq.digital vom September 2026 und im Kostenrechner von techsy.io (ohne Datum, abgerufen im Oktober 2026). Eine unabhängige Studie dazu ist uns nicht bekannt.

Die Betreuung ist für Software gedacht, die wir für Sie entwickelt haben. Diese Punkte gehören dazu.

Server in deutschen Rechenzentren

Ihre Software läuft auf Servern in deutschen Rechenzentren, und wir kümmern uns um diese Server. Eine eigene IT-Abteilung brauchen Sie dafür nicht. Welchen Vertrag wir dafür mit Ihnen schließen, steht weiter unten unter Wo Ihre Software läuft.

Updates und Sicherheitsupdates

Ihre Software baut auf anderen Programmen auf, zum Beispiel auf dem Betriebssystem des Servers und auf fertigen Programmbausteinen. Für diese Programme erscheinen regelmäßig Updates. Oft schließen sie Sicherheitslücken, die erst nach dem Start bekannt geworden sind. In der Betreuung spielen wir Updates und Sicherheitsupdates für Sie ein.

Antwort innerhalb von 4 Stunden an Werktagen

Wenn Sie eine Frage haben oder Ihnen ein Fehler auffällt, melden Sie sich bei uns. Montags bis freitags zwischen 8 und 17 Uhr antworten wir innerhalb von 4 Stunden. Gesetzliche Feiertage zählen nicht dazu.

Wer Ihre Software entwickelt, ist auch Ihr Ansprechpartner. Sie müssen also niemandem erst erklären, wie Ihre Software aufgebaut ist.

Kleine Änderungen ohne neues Angebot

Kleine Änderungen sind in der Betreuung enthalten, dafür brauchen Sie kein neues Angebot. Was bei größeren Änderungen gilt, steht unter Größere Änderungen und Weiterentwicklung.

Wir betreiben Collektra selbst

Collektra ist eine Software für Inkassokanzleien. Wir haben sie selbst entwickelt und betreiben sie auch selbst. Collektra ist jeden Tag im Einsatz und läuft im Browser unter collektra.de (öffnet in neuem Tab). Was die Betreuung einer Software im Alltag bedeutet, kennen wir deshalb aus eigener Erfahrung.

collektra.de/#dashboard

Collektra rechnet Kosten und Zinsen selbst aus. Jede Berechnung muss deshalb auch nach einem Update noch stimmen. Dafür gibt es in Collektra automatische Tests. Das sind kleine Prüfprogramme, die nach einer Änderung zeigen, ob Berechnungen und Abläufe noch richtig sind. Eines vergleicht zum Beispiel die eingebaute Gebührentabelle mit den amtlichen Werten.

Bilder aus Collektra finden Sie auf der Seite Collektra, unser fertiges Produkt für Inkassokanzleien.

Was kostet die Betreuung bei uns?

Die Betreuung kostet bei HELMOR Software ab 249 € netto im Monat. Im Jahr sind das mindestens 2.988 € netto. Sie zahlen dafür eine monatliche Pauschale. Gebühren pro Nutzer gibt es bei uns nicht. Sie können die Betreuung monatlich kündigen.

Der Einstiegspreis gilt für ein überschaubares Vorhaben. Was die Betreuung für Ihre Software genau kostet, steht im Lösungsvorschlag. Er entsteht nach der Prozessanalyse, in der wir uns Ihren Ablauf gemeinsam ansehen. Prozessanalyse und Lösungsvorschlag sind kostenlos und unverbindlich.

Unsere Preise, netto zuzüglich Umsatzsteuer, Stand Oktober 2026

Wie Preise für Software allgemein entstehen und was neben der Entwicklung an Kosten dazukommt, erklären wir im Ratgeber Was Softwareentwicklung kostet.

Was passiert, wenn Sie die Betreuung kündigen?

Sie können die Betreuung monatlich kündigen. Den vollständigen Quellcode, alle Zugänge und eine Dokumentation haben Sie schon seit der Übergabe. Deshalb können Sie auch zu einem anderen Anbieter wechseln.

Nach einer Kündigung können Sie Ihre Software auf Ihrem eigenen Server betreiben oder einen anderen Entwickler mit der Pflege beauftragen. Ihre Software baut auf verbreiteter Technik auf, die auch andere Entwickler kennen.

Welche Nutzungsrechte Sie an Ihrer Software bekommen, erklären wir auf der Seite zur Individualsoftware unter Was Sie am Ende bekommen.

Wo Ihre Software läuft

Ihre Software läuft auf Servern in Deutschland. Mit Ihnen schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Auf Wunsch läuft sie auf Ihrem eigenen Server.

Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schreibt die DSGVO vor, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet (Art. 28 Abs. 3 DSGVO). Das ist zum Beispiel so, wenn Ihre Software mit den Daten Ihrer Kunden auf Servern läuft, um die wir uns kümmern.

Setzt ein Dienstleister für diese Arbeit weitere Dienstleister ein, braucht er dafür vorher Ihre schriftliche Genehmigung. Sie können einzelne Dienstleister genehmigen oder allgemein zustimmen. Bei einer allgemeinen Genehmigung muss er Sie über jede geplante Änderung informieren, und Sie können Einspruch erheben (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Diese Regeln gelten auch für uns.

Was die DSGVO sonst von Software verlangt, erklären wir in den häufigen Fragen zur Individualsoftware.

Größere Änderungen und Weiterentwicklung

Für größere Änderungen und neue Funktionen nennen wir Ihnen vorher den Preis. Danach entscheiden Sie, ob wir die Änderung umsetzen.

Vielleicht soll Ihre Software später deutlich mehr können, zum Beispiel ein Portal, in dem Ihre Kunden selbst Termine buchen oder Dokumente austauschen. Dann lesen Sie bei Kundenportale und Web-Apps weiter. Für Aufgaben, die sich jede Woche wiederholen, gibt es die Prozessautomatisierung ab 2.900 € netto.

Weil Sie den Quellcode haben, können Sie mit größeren Erweiterungen auch andere Entwickler beauftragen.

Häufige Fragen