Was kostet es, Software entwickeln zu lassen?

Was kostet Software bei uns?

Software kostet bei uns ab 2.900 € netto. Eine Prozessautomatisierung gibt es ab 2.900 €, ein Kundenportal oder eine Web-App ab 7.900 € und eine Individualsoftware ab 12.500 €, jeweils netto. Was zu jedem Einstiegspreis gehört, steht unten bei der Frage Wofür gilt der Einstiegspreis? Was Ihr Vorhaben genau kostet, steht als Festpreis im Lösungsvorschlag.

Unsere Preise, netto zuzüglich Umsatzsteuer, Stand Oktober 2026

Für jede Person, die mit der Software arbeitet, zahlen Sie bei uns nichts extra. Beim Kauf bezahlen Sie einmal die Entwicklung, und auf Wunsch kommt die Betreuung ab 249 € netto im Monat dazu. Den Festpreis können Sie auch in Raten zahlen, oder Sie mieten die Software ab 449 € netto im Monat. Mehr dazu steht unten bei Muss man Software auf einmal bezahlen?

Was kostet Softwareentwicklung am Markt?

Freiberufliche Fachleute für Software- und Webentwicklung verlangen im Schnitt 91 € pro Stunde. Das zeigt der Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap. IT-Dienstleister in Europa berechnen für einen Entwickler mit mehr als drei Jahren Erfahrung im Schnitt 805 € pro Tag. Das zeigen Daten des Beratungsunternehmens Metrics, die CIO im März 2026 veröffentlicht hat.

Stunden- und Tagessätze in der Softwareentwicklung, abgerufen am 15. Oktober 2026

Woher die Zahlen kommen

Für den Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap wurden zu den Stundensätzen Anfang 2026 gut 1.300 Freiberufler befragt. Über alle Fachgebiete lag der Schnitt bei 103 € pro Stunde.

Die Hälfte der freiberuflichen Softwareentwickler im deutschsprachigen Raum verlangt zwischen 80 und 100 € pro Stunde. Das ergab eine Auswertung von gut 2.300 Profilen auf freelancermap im September 2026. Beide Zahlen stammen also von derselben Plattform, einmal aus einer Befragung und einmal aus den Profilen.

Auf der Plattform Malt kostet ein Tag eines erfahrenen IT-Freiberuflers im Schnitt 689 €, Stand Oktober 2026. Malt nimmt dafür die Tagessätze der letzten drei Monate.

Metrics wertet Verträge aus, die seine Kunden mit IT-Dienstleistern in Europa abgeschlossen haben. Gerechnet wird mit einem Arbeitstag von 8 Stunden, ohne Umsatzsteuer und Reisekosten. Für Entwickler mit mehr als sieben Jahren Erfahrung liegt der Schnitt bei 1.192 € pro Tag. Veröffentlicht hat die Zahlen CIO im März 2026.

Was kostet ein ganzes Softwareprojekt?

Für ganze Projekte nennen Anbieter im Internet Spannen, die weit auseinanderliegen. Eine unabhängige Erhebung für Deutschland ist uns nicht bekannt. Deshalb nennen wir Ihnen nach der Prozessanalyse einen festen Preis für Ihr Vorhaben.

Den Stundensatz allein zu vergleichen, hilft wenig. Für den Gesamtpreis ist wichtiger, wie viele Stunden ein Vorhaben braucht und wer zahlt, wenn es länger dauert.

Freiberufler, Agentur oder Softwarefirma?

Gute Software können alle drei entwickeln, also Freiberufler (oft Freelancer genannt), Agenturen und Softwarefirmen. Rechnet man mit 91 € pro Stunde laut Freelancer-Kompass 2026 und 8 Stunden am Tag, kostet ein Tag bei einem Freiberufler rund 730 €. Bei IT-Dienstleistern in Europa liegt der Schnitt laut Metrics (veröffentlicht von CIO im März 2026) je nach Erfahrung bei 805 bis 1.192 € pro Tag. Nach diesen Zahlen ist ein Tag bei einem Freiberufler im Schnitt günstiger als bei einem IT-Dienstleister. Ganz vergleichbar sind die Zahlen aber nicht, weil sie unterschiedlich erhoben wurden.

Wichtiger als der Satz ist, wie die Zusammenarbeit läuft.

Fragen Sie zuerst, mit wem Sie während des Projekts sprechen. Manchmal ist das die Person, die programmiert, manchmal eine Projektleitung. Beides kann gut funktionieren, Sie sollten es nur vorher wissen. Bei HELMOR ist die Person, die Ihre Software entwickelt, auch Ihr Ansprechpartner.

Fragen Sie auch, wer bei Urlaub oder Krankheit weitermacht und wo der aktuelle Stand aufgeschrieben ist. Das gilt für eine einzelne Person genauso wie für eine große Firma.

Klären Sie außerdem, ob Sie den Quellcode bekommen und welche Rechte Sie an der Software haben. Ohne Quellcode kann später niemand anderes an Ihrer Software weiterarbeiten. Wenn Sie bei uns kaufen, steht die Übergabe im Vertrag. Sie bekommen dann den vollständigen Quellcode, alle Zugänge und eine Dokumentation. Welche Nutzungsrechte Sie dabei bekommen, erklären wir auf der Seite Individualsoftware entwickeln lassen.

Und fragen Sie, wie Änderungen abgerechnet werden. Während eines Projekts kommen oft neue Wünsche dazu. Wie wir das regeln, steht weiter unten bei Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand.

Weitere Fragen für das erste Gespräch und woran Projekte oft scheitern, stehen im Ratgeber Wie finden Sie die richtige Firma für Ihre Software?

Wovon hängt der Preis ab?

Am meisten macht aus, wie viele Abläufe die Software abbilden soll. Ein Programm, das nur Angebote schreibt, ist schneller fertig als eines, in dem Angebot, Auftrag, Lager und Rechnung zusammenhängen. Jeder Ablauf braucht eigene Eingaben, Prüfungen und Übersichten.

Viel Arbeit steckt auch in Regeln und Berechnungen. Wenn Preise, Fristen oder Zinsen nach festen Regeln berechnet werden, muss jede Regel stimmen und geprüft sein. In Collektra, unserem fertigen Produkt für Inkassokanzleien, prüfen automatische Tests die Berechnungen und Abläufe.

Dann kommt es darauf an, wie viele Menschen mit unterschiedlichen Rechten damit arbeiten. Für jede Rolle muss klar sein, was sie sehen und ändern darf. In Collektra gibt es 13 Rechte, die eine Kanzlei für jede Person einzeln vergeben kann.

Sollen Ihre Kunden von außen auf die Software zugreifen, wird das Vorhaben größer. Dann braucht es eine eigene Anmeldung, eigene Ansichten für Ihre Kunden und mehr Schutz für die Daten. Wie so etwas aussieht, beschreiben wir bei Kundenportale und Web-Apps.

Weniger kostet es, wenn wir auf Fertiges zurückgreifen können. Teile aus Collektra, zum Beispiel die Anmeldung oder die Erstellung von PDFs, können wir in Ihrem Projekt wiederverwenden. Das spart Entwicklungszeit, und Ihre Software kann dadurch günstiger werden. Ihre Software selbst entwickeln wir trotzdem nur für Sie, und niemand sonst bekommt sie.

Was davon auf Ihr Vorhaben zutrifft, klären wir in der Prozessanalyse. Danach steht der Umfang fest, und Sie bekommen den Festpreis mit dem Lösungsvorschlag.

Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?

Beides ist üblich. Beim Festpreis steht der Preis vor dem Start fest, und der Anbieter trägt die Mehrarbeit, wenn es länger dauert. Bei der Abrechnung nach Aufwand zahlen Sie die Stunden oder Tage, die tatsächlich anfallen.

Die Abrechnung nach Aufwand passt, wenn am Anfang noch offen ist, was die Software können soll. Sie können unterwegs umplanen, wissen aber erst am Ende, was das Projekt gekostet hat. Für einen Festpreis muss der Umfang vorher feststehen. Dafür kennen Sie den Preis von Anfang an.

Festpreis und Abrechnung nach Aufwand im Vergleich

Wir arbeiten mit Festpreis. Den Preis vereinbaren wir vor dem Projektstart. Wenn wir länger brauchen als geplant, zahlen Sie trotzdem nicht mehr. Änderungen im vereinbarten Umfang sind im Festpreis enthalten. Kommt etwas Neues dazu, nennen wir Ihnen vorher den Preis, und Sie entscheiden, ob wir es umsetzen.

Damit das klappt, klären wir den Umfang vorher genau. In der Prozessanalyse sehen wir uns mit Ihrem Team an, wie die Arbeit heute abläuft. Daraus entsteht der Lösungsvorschlag mit genauem Umfang und festem Preis.

Wie oft Projekte teurer werden als geplant, hat eine große Studie untersucht. Sie wertet Kostendaten zu rund 4.700 IT-Projekten aus den Jahren 2002 bis 2014 aus. Dabei blieb das typische Projekt ungefähr im Budget. Ein kleiner Teil wird aber um ein Vielfaches teurer als geplant. Die Hälfte der Projekte war mit mehr als 0,7 Millionen Dollar geplant, in Preisen von 2015. Die Projekte in der Studie sind also meist deutlich größer als Projekte kleiner Betriebe. Erschienen ist die Studie von Bent Flyvbjerg und anderen 2022 im Journal of Management Information Systems.

Bei der Abrechnung nach Aufwand tragen Sie dieses Risiko selbst. Beim Festpreis trägt es für den vereinbarten Umfang der Anbieter.

Wie lange dauert es, eine Software zu entwickeln?

Bei uns ist eine Prozessautomatisierung meist nach 1 bis 3 Wochen fertig. Ein Kundenportal oder eine Web-App braucht meist 3 bis 8 Wochen, eine Individualsoftware 4 bis 10 Wochen. Das ist die Zeit für die Umsetzung.

Davor liegen das Erstgespräch und die Prozessanalyse. Einen Termin für das kostenlose Erstgespräch bekommen Sie meist innerhalb einer Woche, das Gespräch selbst dauert 45 Minuten. Nach der Prozessanalyse mit Ihrem Team bekommen Sie den Lösungsvorschlag in 5 Werktagen.

Während der Entwicklung sehen Sie alle 2 Wochen den Zwischenstand und können mit echten Daten testen. Was im vereinbarten Umfang nicht passt, ändern wir direkt.

Länger dauert es, wenn das Vorhaben größer wird oder wenn Rückmeldungen aus Ihrem Team länger brauchen. Auch neue Wünsche während der Entwicklung verschieben das Ende. Von Ihrem Team brauchen wir vor allem am Anfang Zeit, wenn wir uns die Abläufe zeigen lassen.

Alle Schritte im Überblick finden Sie auf unserer Startseite unter Ablauf in fünf Schritten.

Welche laufenden Kosten kommen nach dem Start dazu?

Nach dem Start braucht Software Pflege. Sie muss auf einem Server laufen, sie braucht Updates und Sicherheitsupdates, und mit der Zeit kommen kleine Änderungen dazu. Bei uns ist all das Teil der Betreuung.

Die Betreuung kostet ab 249 € netto im Monat. Für ein ganzes Jahr sind das ab 2.988 € netto. Dazu gehören das Hosting in deutschen Rechenzentren, Updates und Sicherheitsupdates und kleine Änderungen ohne neues Angebot. An Werktagen antworten wir innerhalb von 4 Stunden. Die Betreuung ist monatlich kündbar. Mehr dazu lesen Sie bei Betreuung und Wartung.

Einige Anbieter nennen als Faustwert für Wartung 15 bis 25 % der Entwicklungskosten pro Jahr. So steht es bei alloq.digital (September 2026) und techsy.io (abgerufen im Oktober 2026). Eine unabhängige Untersuchung, die diesen Wert stützt, kennen wir nicht.

Bei vielen Programmen im Abo zahlen Sie pro Nutzer und Monat. Je mehr Leute damit arbeiten, desto mehr zahlen Sie. Bei uns gibt es keine Gebühren pro Nutzer. Wie sich Abo und eigene Software über mehrere Jahre rechnen, zeigen wir im Ratgeber Individualsoftware oder Standardsoftware.

Ein Beispiel: Auftragsverwaltung mit Kundenportal

Unser Rechenbeispiel ist eine Auftragsverwaltung mit Kundenportal für einen Betrieb mit 25 Mitarbeitern. Die Tabelle zeigt, was wir für diesen Umfang berechnen würden. In diesem Rechenbeispiel liegt unser Festpreis bei 29.200 € netto.

Rechenbeispiel Auftragsverwaltung mit Kundenportal, netto zuzüglich Umsatzsteuer, Stand Oktober 2026

Das Erstgespräch kostet nichts. Prozessanalyse und Lösungsvorschlag sind kostenlos und unverbindlich.

Den größten Teil macht die Entwicklung aus.

Dazu kommt auf Wunsch die Betreuung ab 249 € netto im Monat. Gebühren pro Nutzer fallen auch dann nicht an, wenn später mehr Leute mit der Software arbeiten.

Das Beispiel zeigt nur die Aufteilung für diesen einen Umfang. Was Ihr Vorhaben kostet, steht als Festpreis in Ihrem Lösungsvorschlag. Auf unserer Startseite steht dasselbe Rechenbeispiel neben einer ausgedachten Agentur-Spalte.

Muss man Software auf einmal bezahlen?

Nein, bei uns müssen Sie das nicht. Sie können Ihre Software kaufen, den Festpreis in monatlichen Raten zahlen oder die Software mieten. Entwickelt wird sie in jedem Fall genau für Ihren Betrieb. Die drei Wege unterscheiden sich darin, wann Sie zahlen und wem die Software am Ende gehört.

Kaufen, in Raten zahlen oder mieten im Vergleich

Welcher Weg zu Ihnen passt, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch. Im Lösungsvorschlag stehen danach alle Zahlen: der Festpreis, die Raten oder die Miete mit Laufzeit. Wie die Wege aussehen, zeigen wir auch auf unserer Startseite unter Kaufen, in Raten zahlen oder mieten.

Was geben mittelständische Betriebe für Digitalisierung aus?

Mittelständische Betriebe, die in Digitalisierung investieren, gaben dafür 2024 im Schnitt rund 25.000 € aus. Bei weniger als 5 Beschäftigten waren es knapp 10.000 €, bei 10 bis 49 Beschäftigten laut einer Grafik im Bericht rund 34.500 € und ab 50 Beschäftigten knapp 189.000 €. Gemeint sind alle Ausgaben für Digitalisierung, nicht nur für Software. Das zeigt der KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025 vom April 2026.

Zum Mittelstand zählt die KfW in diesem Bericht vom April 2026 alle Unternehmen bis 500 Mio. € Jahresumsatz. 81 % davon haben weniger als 5 Beschäftigte.

Für kleine Betriebe sind die Kosten eine größere Last. 13 % der Betriebe mit weniger als 5 Beschäftigten, die in Digitalisierung investieren, geben dafür 7 % oder mehr ihres Umsatzes aus. Bei Betrieben ab 50 Beschäftigten ist es nur 1 %. Laut KfW-Bericht vom April 2026 liegt das an Mindestgrößen und festen Kosten der Projekte.

Wer klein anfangen möchte, kann mit einer Prozessautomatisierung beginnen. Sie kostet bei uns ab 2.900 € netto. Wer die Kosten lieber verteilen möchte, kann bei uns in Raten zahlen oder die Software mieten.

Gibt es Förderung?

Für Digitalisierungsvorhaben gibt es bundesweit einen Förderkredit der KfW, und einige Bundesländer geben eigene Zuschüsse. Erteilen Sie den Auftrag erst, wenn die Förderstelle es erlaubt. Welche Programme es gibt, steht in unserem Ratgeber zur Förderung von Software.

Häufige Fragen