Warum scheitern Softwareprojekte?
Softwareprojekte scheitern oft, weil am Anfang nicht klar ist, was die Software können soll. Dann baut der Anbieter etwas, das zur Beschreibung passt, aber nicht zur Arbeit im Betrieb. Das fällt häufig erst auf, wenn die Software fast fertig ist, und dann wird jede Änderung teuer.
Ein zweiter Grund ist ein zu großer erster Schritt. Wer alles auf einmal umstellen will, wartet lange auf ein Ergebnis. In dieser Zeit ändern sich Abläufe, und die Leute im Betrieb verlieren die Geduld.
Probleme gibt es auch, wenn der Betrieb die Software erst am Ende sieht. Fehler und Missverständnisse bleiben dann monatelang unbemerkt. Wer alle paar Wochen einen Zwischenstand sieht und mit echten Daten testet, merkt früh, wenn etwas nicht passt.
Und oft hängt alles an einer einzigen Person. Wenn nur der Entwickler weiß, wie die Software aufgebaut ist, und es keinen Quellcode und keine Dokumentation beim Kunden gibt, kann niemand mehr an der Software arbeiten, sobald diese Person nicht mehr da ist.
Eine Studie zu Budgetüberschreitungen bei IT-Projekten beschreiben wir im Ratgeber Was kostet es, Software entwickeln zu lassen? Dort steht auch, wann ein Festpreis passt und wann die Abrechnung nach Aufwand.
Wie finde ich einen guten Softwareentwickler?
Fragen Sie zuerst Betriebe, die Sie kennen. Wer mit einem Anbieter schon ein Projekt gemacht hat, kann Ihnen aus eigener Erfahrung sagen, wie das Projekt gelaufen ist. Fragen Sie dabei auch, wie die Zusammenarbeit nach dem Start lief.
Neutral beraten auch die Mittelstand-Digital Zentren und die Industrie- und Handelskammern. Sie verkaufen keine Software und können Ihnen helfen, Ihr Vorhaben einzuordnen.
Ob Sie einen Freiberufler, eine Agentur oder eine Softwarefirma beauftragen, ist weniger wichtig als die Art der Zusammenarbeit. Was die drei im Schnitt kosten, steht im Ratgeber Freiberufler, Agentur oder Softwarefirma.
Woran erkennen Sie einen guten Anbieter?
Diese Fragen können Sie jedem Anbieter im ersten Gespräch stellen. Die Antworten zeigen schnell, wie ein Anbieter arbeitet.
Fragt der Anbieter nach Ihrem Ablauf, bevor er einen Preis nennt?
Ein belastbarer Festpreis setzt einen klaren Umfang voraus. Lassen Sie sich erklären, welche Abläufe und Funktionen der Preis abdeckt und welche Annahmen der Anbieter dabei macht. Bei uns sehen wir uns den Ablauf in der Prozessanalyse mit Ihrem Team an. Danach bekommen Sie den Lösungsvorschlag mit genauem Umfang und festem Preis.
Können Sie sich echte Arbeiten ansehen?
Lassen Sie sich eine Software zeigen, die der Anbieter gebaut hat und die im Einsatz ist. Achten Sie darauf, ob die Person, die Ihnen die Software zeigt, sie auch erklären kann. Bei uns ist das vor allem Collektra, unser fertiges Produkt für Inkassokanzleien. Wir haben es selbst entwickelt und betreiben es selbst.
Mit wem sprechen Sie während des Projekts?
Fragen Sie, wer Ihr Ansprechpartner ist und wer bei Urlaub oder Krankheit weitermacht. Bei uns ist die Person, die Ihre Software entwickelt, auch Ihr Ansprechpartner.
Bekommen Sie den Quellcode?
Ohne Quellcode kann später niemand anderes an Ihrer Software weiterarbeiten. Klären Sie deshalb vor dem Auftrag, ob Sie den Quellcode bekommen und welche Rechte Sie an der Software haben. Wenn Sie bei uns kaufen, bekommen Sie den vollständigen Quellcode, alle Zugänge und eine Dokumentation. Sie können Ihre Software bei uns auch mieten. Dann nutzen Sie sie, solange der Mietvertrag läuft. Mehr dazu steht bei Was Sie am Ende bekommen.
Was kostet die Software nach dem Start?
Fragen Sie nach Hosting, Updates und Gebühren pro Nutzer. Diese Kosten fallen jeden Monat an und sind über die Jahre oft höher als gedacht. Bei uns gibt es keine Gebühren pro Nutzer. Die Betreuung kostet ab 249 € netto im Monat und ist monatlich kündbar, mehr dazu bei Betreuung und Wartung.
Wie vergleichen Sie Angebote?
Vergleichen Sie zuerst den Umfang und dann den Preis. Zwei Angebote mit unterschiedlichem Umfang lassen sich nicht über den Preis vergleichen. Die Tabelle zeigt, was in einem Angebot stehen sollte und warum.
Was in einem Angebot für Software stehen sollte
| Punkt | Warum es wichtig ist | So machen wir es |
|---|---|---|
| Genauer Umfang | Nur so wissen beide Seiten, was zum Preis gehört. | Steht im Lösungsvorschlag nach der Prozessanalyse. |
| Preis und Preisform | Bei Abrechnung nach Aufwand kennen Sie den Preis erst am Ende. | Festpreis vor dem Start, netto. |
| Umgang mit neuen Wünschen | Während eines Projekts kommen fast immer Wünsche dazu. | Für Neues nennen wir vorher den Preis, Sie entscheiden. |
| Zwischenstände | Fehler fallen früh auf und sind dann noch günstig zu beheben. | Alle 2 Wochen, mit echten Daten zum Testen. |
| Quellcode und Rechte | Ohne Quellcode hängen Sie dauerhaft an einem Anbieter. | Beim Kauf Quellcode, Zugänge und Dokumentation bei der Übergabe. |
| Laufende Kosten | Gebühren pro Nutzer wachsen mit jedem neuen Mitarbeiter. | Keine Gebühren pro Nutzer, Betreuung ab 249 € netto im Monat. |
| Ort der Daten | Sie müssen wissen, wo die Daten Ihrer Kunden liegen. | Server in Deutschland, auf Wunsch Ihr eigener Server. |
Fehlt einer dieser Punkte im Angebot, fragen Sie nach. Ein guter Anbieter kann diese Punkte schnell und klar beantworten.
Woran prüfen Sie, ob die Software fertig ist?
Eine Funktionsbezeichnung allein reicht dafür nicht. Vereinbaren Sie zu den wichtigen Abläufen konkrete Beispiele mit einem erwarteten Ergebnis. Damit können Sie später prüfen, ob die Software das tut, was Sie beauftragt haben.
Bei einem Kundenportal könnte ein solches Beispiel lauten: Ein Kunde meldet sich an, lädt ein Dokument zu seinem Auftrag hoch und sieht anschließend den Eingang. Ein Mitarbeiter findet das Dokument beim richtigen Auftrag. Ein anderer Kunde kann weder den Auftrag noch das Dokument sehen, auch wenn er die Adresse direkt aufruft.
Besprechen Sie auch, was bei einer unzulässigen Datei oder einer unterbrochenen Verbindung passieren soll. Halten Sie fest, welche dieser Fälle zum vereinbarten Umfang gehören und wer das Ergebnis prüft. Wie zwei unterschiedliche Nutzergruppen in einer eigenen Anwendung arbeiten, zeigen wir an den Portalen von Collektra.
Wie vermeiden Sie teure Nacharbeit?
Nacharbeit wird teuer, wenn Missverständnisse spät auffallen. Am wirksamsten ist es, die Leute früh einzubinden, die später mit der Software arbeiten. Sie wissen am besten, wo es heute hakt und welche Ausnahmen es gibt.
Testen Sie außerdem mit echten Daten und nicht nur mit Beispielen. Erst mit echten Kunden, Aufträgen und Sonderfällen zeigt sich, ob die Software zum Betrieb passt.
Ein Lastenheft müssen Sie dafür nicht selbst schreiben. Wie wir die Anforderungen gemeinsam mit Ihrem Team erarbeiten, steht bei Brauchen Sie ein Lastenheft?
Mit einem kleinen Auftrag anfangen
Wenn Sie einen Anbieter noch nicht kennen, fangen Sie mit einem kleinen Auftrag an. Dann sehen Sie, wie die Zusammenarbeit läuft, bevor es um ein großes Projekt geht.
Gut eignet sich dafür eine Prozessautomatisierung. Sie kostet bei uns ab 2.900 € netto und ist meist nach 1 bis 3 Wochen fertig. Ist das Ergebnis gut, können Sie darauf aufbauen.
Häufige Fragen
Woran erkenne ich einen Anbieter, bei dem ich vorsichtig sein sollte?
Seien Sie vorsichtig, wenn ein Anbieter einen Preis nennt, ohne Ihren Ablauf zu kennen. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Software kaufen und der Quellcode trotzdem beim Anbieter bleibt oder wenn offen ist, was die Software nach dem Start jeden Monat kostet. Fragen Sie in diesen Fällen nach, bevor Sie unterschreiben.
Wie viele Softwareprojekte scheitern?
Eine aktuelle, verlässliche Zahl für kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland kennen wir nicht. Eine große Studie von Bent Flyvbjerg und anderen aus dem Jahr 2022 hat Kostendaten zu rund 4.700 IT-Projekten ausgewertet. Das typische Projekt blieb dort ungefähr im Budget, ein kleiner Teil wurde aber um ein Vielfaches teurer als geplant. Die Projekte in der Studie sind meist deutlich größer als Projekte kleiner Betriebe.
Soll ich einen Programmierer einstellen oder ein Projekt vergeben?
Ein eigener Programmierer lohnt sich, wenn dauerhaft genug Arbeit für eine volle Stelle da ist und jemand im Betrieb die Arbeit fachlich steuern kann. Für ein einzelnes Vorhaben ist es meist einfacher, das Projekt an eine Firma zu vergeben. Achten Sie dann darauf, dass Sie den Quellcode und eine Dokumentation bekommen. So kann später auch eine eigene Fachkraft an der Software weiterarbeiten.