Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung heißt, dass Software Arbeitsschritte übernimmt, die sich in einem Betrieb immer gleich wiederholen. Mit Prozess ist ein Ablauf gemeint, zum Beispiel alles von der Anfrage eines Kunden bis zur bezahlten Rechnung. Automatisiert werden die Schritte, für die es klare Regeln gibt. Wo jemand abwägen oder entscheiden muss, bleibt ein Mensch zuständig. Statt Prozessautomatisierung sagt man auch Workflow-Automatisierung. Workflow ist das englische Wort für Arbeitsablauf.
Oft ist auch davon die Rede, Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Das ist der Schritt davor. Ein digitalisierter Ablauf läuft am Computer statt auf Papier, die Arbeit macht aber weiter ein Mensch. Bei einer Automatisierung erledigt die Software die Schritte selbst. Wenn kleine und mittlere Unternehmen ihre Abläufe digitalisieren, gehört beides oft zusammen. Wer einen Ablauf ohnehin neu am Computer aufsetzt, kann die Schritte mit klaren Regeln gleich automatisieren lassen.
Was sich im Betrieb dadurch ändert
Im Alltag merken Sie eine Automatisierung an mehreren Stellen.
Es passieren weniger Fehler. Wer dieselben Angaben zweimal eintippt, zum Beispiel vom Auftrag in die Rechnung, vertippt sich irgendwann. Erstellt die Software die Rechnung aus dem Auftrag, fällt dieser Schritt weg.
Alle sehen denselben Stand. Wenn die Software eine Rechnung oder eine Erinnerung verschickt hat, ist das festgehalten. Niemand muss im Büro herumfragen, ob es schon passiert ist.
Die Arbeit hängt weniger an einzelnen Personen. Wenn jemand krank ist oder Urlaub hat, gehen Rechnungen und Erinnerungen trotzdem raus. Die Vertretung muss nicht erst herausfinden, wie es sonst gemacht wird.
Kunden bekommen schneller Bescheid. Eine Bestätigung oder eine Nachricht zum Stand ihres Auftrags kommt sofort und nicht erst, wenn jemand Zeit dafür findet.
Natürlich spart das auch Zeit. Die nutzt Ihr Team dann für Arbeit, bei der es wirklich einen Menschen braucht.
Wie kann man Prozesse automatisieren?
Man beschreibt den Ablauf, sucht die Schritte mit klaren Regeln heraus und lässt nur diese von der Software erledigen. So gehen wir dabei vor.
Zuerst lassen wir uns den Ablauf von den Leuten zeigen, die ihn heute machen. Dabei fragen wir auch nach den Ausnahmen, die nirgends aufgeschrieben sind. Das gehört zur kostenlosen und unverbindlichen Prozessanalyse.
Danach suchen wir die Schritte, die immer nach denselben Regeln laufen. Eine solche Regel kann zum Beispiel lauten: Ist eine Rechnung 14 Tage nach Fälligkeit noch offen, geht eine Zahlungserinnerung raus. Solche Schritte kann die Software übernehmen.
Dann legen wir fest, wo die Software arbeitet und wo ein Mensch entscheidet. Ob ein Kunde mit offener Rechnung trotzdem beliefert wird, entscheidet zum Beispiel weiter jemand aus Ihrem Team. Die Software sorgt nur dafür, dass die offene Rechnung auffällt.
Zum Schluss testen wir die Automatisierung mit echten Fällen aus Ihrem Betrieb. Was dabei noch nicht stimmt, passen wir an. Erst wenn alles stimmt, übernimmt sie die Arbeit im Alltag.
Wie ein Projekt mit uns vom ersten Gespräch bis zur Übergabe abläuft, steht auf der Startseite unter Ablauf von der ersten Anfrage bis zur fertigen Software.
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Gut eignen sich Abläufe, die oft vorkommen und klaren Regeln folgen. Am einfachsten sieht man das an einem Auftrag, von der ersten Nachricht des Kunden bis zur Ablage der Unterlagen.
Anfragen bestätigen
Schreibt Ihnen ein Kunde, bekommt er sofort eine Antwort, dass seine Nachricht angekommen ist und bis wann Sie sich melden. Die Anfrage selbst geht nach einer festen Regel an die zuständige Person, zum Beispiel nach dem Thema, das der Kunde im Kontaktformular auswählt.
Erinnerungen und Nachrichten an Kunden
Die Software verschickt Erinnerungen und Nachrichten an Ihre Kunden, zum Beispiel wenn ein Auftrag fertig ist oder eine Rechnung bald fällig wird. Ihre Kunden müssen dann seltener anrufen, um nachzufragen.
Rechnungen und Mahnungen erstellen
Ist ein Auftrag erledigt, erstellt die Software die Rechnung nach Ihrer Vorlage und schickt sie per E-Mail. Ist eine Rechnung nach Ablauf der Frist noch offen, erstellt sie die Zahlungserinnerung und später die Mahnung. Bevor eine Mahnung rausgeht, können Sie die Liste prüfen und mit einem Klick freigeben.
E-Mail-Anhänge ablegen
Anhänge aus E-Mails legt die Software automatisch im richtigen Ordner ab, zum Beispiel einen Lieferschein im Ordner des passenden Auftrags. Was sie nicht eindeutig zuordnen kann, landet in einem eigenen Ordner, und jemand aus Ihrem Team sieht es sich an.
Berichte, die von selbst kommen
Jeden Montag kommt ein Bericht von selbst per Mail, zum Beispiel mit den offenen Rechnungen und den Aufträgen, die diese Woche fertig werden sollen. Die Zahlen stammen aus den Abläufen, die die Software ohnehin erledigt. Niemand muss sie dafür zusammensuchen.
Fremde Fachprogramme, zum Beispiel ein Buchhaltungsprogramm, binden wir nicht an. Was die Software für einen Ablauf wissen muss, zum Beispiel ob eine Rechnung schon bezahlt ist, klären wir deshalb in der Prozessanalyse. Wenn mehrere Abläufe zusammenkommen und Ihr Team dafür ein eigenes Programm braucht, ist eher Individualsoftware das Richtige.
Ihr Ablauf ist nicht dabei? Erzählen Sie ihn uns im Erstgespräch.
Was in Collektra automatisch läuft
Collektra ist eine Software für Inkassokanzleien, die wir selbst entwickelt haben. Wir betreiben sie auch selbst, und sie ist jeden Tag im Einsatz. Collektra läuft im Browser unter collektra.de (öffnet in neuem Tab). Collektra ist ein ganzes Programm und keine einzelne Automatisierung. Viele Schritte darin erledigt Collektra aber von selbst. Daran sieht man gut, was mit Automatisierung gemeint ist.
Welche Akte als Nächstes dran ist, muss in Collektra niemand selbst heraussuchen. Das Cockpit ordnet die Akten nach Dringlichkeit und schlägt zu jeder den nächsten Schritt vor. Die Schreiben für alle fälligen Akten erzeugen Sie mit einem Klick. Die Pflichtangaben im Schreiben kommen automatisch aus der Akte, und Kosten und Zinsen rechnet Collektra selbst aus.
Auch Aufgaben entstehen von selbst. Schlägt ein Schuldner in seinem Portal eine Ratenzahlung vor, bekommt die Kanzlei automatisch eine Aufgabe. Alle Aufgaben landen an einem Ort, auch Nachrichten aus den Portalen für Schuldner und Auftraggeber. Überfällige und heute fällige Aufgaben stehen getrennt, und die Aufgaben lassen sich nach Person ordnen.
Wie das Cockpit und die anderen Bereiche aussehen, zeigen wir auf unserer Seite über Collektra.
Womit fängt man am besten an?
Fangen Sie am besten mit einem Ablauf an, der oft vorkommt und klare Regeln hat. Gut geeignet ist auch ein Ablauf, bei dem heute oft etwas vergessen wird oder bei dem Kunden immer wieder nachfragen.
Für den Anfang weniger geeignet sind Abläufe, bei denen jedes Mal jemand abwägen muss. Die Software kann solche Entscheidungen vorbereiten. Treffen sollte sie weiter ein Mensch.
Nehmen Sie sich zuerst nur einen Ablauf vor. Wenn er gut läuft, können weitere folgen.
Sie müssen vorher nicht wissen, welcher Ablauf das ist. Im Erstgespräch erzählen Sie uns, was Sie in Ihren Abläufen stört. In der Prozessanalyse sehen wir uns die Abläufe dann gemeinsam mit Ihrem Team an und schlagen vor, womit Sie anfangen.
Wann reicht ein fertiges Werkzeug?
Für einfache Abläufe reicht oft ein fertiges Werkzeug. Es gibt Programme, mit denen man Abläufe ohne Programmieren zusammenstellt. Man nennt sie auch No-Code-Werkzeuge. Damit leiten Sie zum Beispiel Nachrichten nach einer festen Regel weiter oder verbinden zwei Programme, die Sie schon nutzen.
So ein Werkzeug passt gut, wenn der Ablauf einfach ist und jemand in Ihrem Team es gern einrichtet und pflegt. Geht es vor allem darum, Programme miteinander zu verbinden, ist so ein Werkzeug meist die bessere Wahl. Solche Verbindungen gehören nicht zu unseren Leistungen.
Eine eigene Entwicklung lohnt sich eher, wenn ein Ablauf viele Sonderfälle hat, wenn mehrere Personen daran beteiligt sind oder wenn Ihre Kunden selbst etwas eintragen sollen. Dann braucht es viele Regeln, und jemand muss genau wissen, was wann passiert. Wenn wir den Ablauf für Sie entwickeln, bauen und testen wir diese Regeln. Mit der Betreuung kümmern wir uns auch nach dem Start darum. Wann sich ein fertiges Werkzeug ohne Programmieren eignet und wann eine eigene Entwicklung, erklären wir im Ratgeber Low-Code oder individuelle Entwicklung.
Sollen Ihre Kunden selbst etwas online erledigen, ist oft ein Kundenportal oder eine Web-App der passende Weg. Wenn wir im Erstgespräch merken, dass für Sie ein fertiges Werkzeug reicht, sagen wir es Ihnen.
Was kostet Prozessautomatisierung?
Eine Prozessautomatisierung kostet bei HELMOR Software ab 2.900 € netto. Zum Einstiegspreis automatisieren wir einen Ablauf, der heute von Hand läuft. Ein Beispiel: Rechnungen aus E-Mail-Anhängen werden erkannt und im richtigen Ordner abgelegt. Der Ablauf hat einen Auslöser, eine Datenquelle und ein Ergebnis. Der Test mit Ihren echten Daten und die Einweisung sind im Preis enthalten. Was Ihr Vorhaben genau kostet, steht als Festpreis im Lösungsvorschlag.
Der Preis hängt vor allem davon ab, wie viele Schritte die Automatisierung übernimmt und wie viele Sonderfälle sie kennen muss. Den Lösungsvorschlag bekommen Sie nach der gemeinsamen Prozessanalyse. Prozessanalyse und Lösungsvorschlag sind kostenlos und unverbindlich.
Wenn wir länger brauchen als geplant, zahlen Sie trotzdem nicht mehr. Änderungen im vereinbarten Umfang sind im Festpreis enthalten. Soll etwas Neues dazukommen, nennen wir Ihnen vorher den Preis. Gebühren pro Nutzer gibt es bei uns nicht.
Auf Wunsch kümmern wir uns nach dem Start weiter um Ihre Automatisierung. Dazu gehören Hosting in deutschen Rechenzentren, Updates und Sicherheitsupdates. Kleine Änderungen machen wir ohne neues Angebot. Die Betreuung und Wartung kostet ab 249 € netto im Monat und ist monatlich kündbar.
Unsere Preise, netto zuzüglich Umsatzsteuer, Stand Oktober 2026
| Leistung | Preis | Dauer oder Laufzeit |
|---|---|---|
| Prozessautomatisierung | ab 2.900 € netto | meist 1–3 Wochen |
| Kundenportale & Web-Apps | ab 7.900 € netto | meist 3–8 Wochen |
| Individualsoftware | ab 12.500 € netto | meist 4–10 Wochen |
| Betreuung & Wartung | ab 249 € netto im Monat | monatlich kündbar |
Was Software allgemein kostet und wovon das abhängt, steht im Ratgeber Was Softwareentwicklung kostet.
Wie lange dauert eine Automatisierung?
Die Umsetzung dauert meist 1 bis 3 Wochen. Wie lange genau, hängt vom Umfang ab und davon, wie schnell wir Rückmeldungen aus Ihrem Team bekommen.
Davor liegen das kostenlose Erstgespräch und die Prozessanalyse. Das Erstgespräch dauert 45 Minuten. Nach der Prozessanalyse bekommen Sie den Lösungsvorschlag mit festem Preis in 5 Werktagen. Dauert die Entwicklung länger als 2 Wochen, sehen Sie alle 2 Wochen den Zwischenstand und können mit echten Fällen testen. Wer Ihre Software entwickelt, ist auch Ihr Ansprechpartner.
Was bekommen Sie bei der Übergabe?
Sie bekommen den vollständigen Quellcode, alle Zugänge und eine Dokumentation. Ihre Software läuft auf Servern in Deutschland. Mit Ihnen schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Auf Wunsch läuft sie auf Ihrem eigenen Server. Welche Nutzungsrechte Sie an der Software bekommen, erklären wir auf der Seite zu Individualsoftware.
Häufige Fragen
Brauchen wir für eine Automatisierung eine neue Software?
Ein neues Programm für den ganzen Betrieb brauchen Sie meist nicht. Die Automatisierung ist eine kleine Software für einen bestimmten Ablauf, zum Beispiel für das Ablegen von E-Mail-Anhängen in Ihren Ordnern. Fremde Fachprogramme, zum Beispiel ein Buchhaltungsprogramm, binden wir nicht an. Soll aus mehreren Abläufen ein eigenes Programm für Ihren Betrieb werden, ist das Individualsoftware.
Was passiert, wenn eine Automatisierung einen Fehler macht?
Fällt Ihnen ein Fehler auf, melden Sie sich bei uns. Mit der Betreuung antworten wir innerhalb von 4 Stunden an Werktagen. Damit es selten dazu kommt, testen wir jede Automatisierung vor dem Start mit echten Fällen aus Ihrem Betrieb. Für Fälle ohne klare Regel legen wir vorher fest, dass ein Mensch entscheidet.
Lohnt sich eine Automatisierung auch für kleine Betriebe?
Ja, wenn der Ablauf oft vorkommt und klare Regeln hat. Auf die Größe des Betriebs kommt es dabei weniger an. In kleinen Betrieben hängt vieles an wenigen Personen. Läuft ein Ablauf dort von selbst, merkt man das spätestens, wenn jemand Urlaub hat. Eine Automatisierung kostet bei uns ab 2.900 € netto.