Individualsoftware oder Standardsoftware?

Dieser Ratgeber ist von der HELMOR Software UG (haftungsbeschränkt) i. G. Wir entwickeln selbst Individualsoftware für kleine und mittlere Unternehmen. Wo etwas nur für uns gilt, schreiben wir „bei uns“ dazu.

Was ist der Unterschied zwischen Standardsoftware und Individualsoftware?

Der Unterschied liegt darin, für wen ein Programm gebaut wird. Standardsoftware wird einmal entwickelt und an viele Kunden verkauft. Individualsoftware wird für einen einzelnen Betrieb entwickelt. Branchensoftware liegt dazwischen.

Standardsoftware

Standardsoftware ist für alle Kunden gleich gebaut. Typische Beispiele sind Programme für E-Mail, Textverarbeitung oder Buchhaltung. Sie kaufen eine Lizenz oder zahlen eine Gebühr und können meist bald loslegen. Was das Programm kann, entscheidet der Hersteller. Anpassen können Sie es so weit, wie die Einstellungen es erlauben.

Viele Programme nutzen Sie heute im Abo über das Internet, oft SaaS genannt (Software as a Service). Sie installieren dann nichts. Das Programm läuft auf den Servern des Anbieters, und Sie zahlen eine monatliche Gebühr, oft für jede Person, die damit arbeitet.

Branchensoftware

Branchensoftware ist Standardsoftware für eine bestimmte Branche, zum Beispiel für Handwerksbetriebe, Kanzleien oder Arztpraxen. Sie kennt die typischen Abläufe dieser Branche schon und passt deshalb oft besser als ein allgemeines Programm. Sie ist aber für alle Betriebe der Branche gleich gebaut. Was Ihren Betrieb von anderen unterscheidet, kann sie oft nicht abbilden.

Individualsoftware

Individualsoftware wird für die Abläufe eines bestimmten Betriebs entwickelt. Sie kann das, was dort gebraucht wird, und lässt weg, was niemand nutzt. Dafür muss sie zuerst entwickelt werden. Das kostet Geld und Zeit, bevor Sie damit arbeiten können. Wie das bei uns abläuft und was es kostet, steht auf der Seite Individualsoftware entwickeln lassen.

Wie verbreitet ist Software aus der Cloud?

Gut die Hälfte der Unternehmen mit mindestens 10 Beschäftigten hat 2025 für Dienste aus der Cloud bezahlt, genau 54 %. Cloud-Dienste sind zum Beispiel Programme oder Speicherplatz, die Sie über das Internet nutzen. Bei kleinen Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten waren es 51 %, bei mittleren mit 50 bis 249 Beschäftigten 65 %. Das meldet das Statistische Bundesamt in einer Pressemitteilung und einer Tabelle vom 24. November 2025.

Am häufigsten nutzten diese Unternehmen die Cloud für E-Mail (76 %), zum Speichern von Dateien (71 %) und für Büroprogramme (68 %). Für das Finanz- und Rechnungswesen waren es 58 %. Programme zur Planung und Steuerung des ganzen Betriebs bezogen 23 % aus der Cloud, Programme zur Pflege der Kundenbeziehungen ebenfalls 23 %. Diese Anteile beziehen sich auf die Unternehmen, die Cloud-Dienste nutzen (Statistisches Bundesamt, Stand 24. November 2025).

Bei Aufgaben wie E-Mail und Dateiablage, die in fast jedem Betrieb gleich ablaufen, ist fertige Software aus der Cloud also weit verbreitet. Ob ein fertiges Programm auch zu Ihren eigenen Abläufen passt, beantworten diese Zahlen nicht.

Standardsoftware und Individualsoftware im Vergleich

Die Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede im üblichen Fall. Im Einzelfall kommt es auf das Programm und den Vertrag an.

Standardsoftware und Individualsoftware nach neun Punkten, Preise netto, Stand Oktober 2026

Diese Punkte können Sie vor dem Kauf klären. Fragen Sie den Anbieter, was das Programm nach drei oder fünf Jahren kostet, auch wenn Ihr Team wächst. Fragen Sie auch, wie Sie Ihre Daten nach einer Kündigung zurückbekommen.

Wann ist ein fertiges Programm die bessere Wahl?

Ob Sie Software kaufen oder entwickeln lassen sollten, hängt vor allem davon ab, wie ähnlich Ihre Abläufe denen anderer Betriebe sind. Ein fertiges Programm ist die bessere Wahl, wenn Ihre Abläufe so sind wie in vielen anderen Betrieben. Für E-Mail, Textverarbeitung, Buchhaltung oder Lohnabrechnung gibt es gute fertige Programme. Dafür eigene Software entwickeln zu lassen, lohnt sich fast nie.

Auch für Ihre Branche gibt es vielleicht schon ein Programm, das fast alles kann, was Sie brauchen. Dann ist es oft sinnvoller, die eigenen Abläufe etwas an das Programm anzupassen, als neue Software entwickeln zu lassen. Fragen Sie den Anbieter nach einer Testphase und probieren Sie das Programm darin mit echten Daten aus.

Ein fertiges Programm passt auch dann gut, wenn Sie schnell starten müssen oder nur wenige Personen damit arbeiten. Dann bleiben auch die Gebühren pro Nutzer überschaubar.

Manchmal brauchen Sie gar kein neues Programm. Geht es um Aufgaben, die sich jede Woche wiederholen, reicht oft eine Prozessautomatisierung ab 2.900 € netto. Wenn bei Ihnen ein fertiges Programm reicht, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch.

Wann lohnt sich Individualsoftware?

Individualsoftware lohnt sich, wenn kein fertiges Programm zu Ihrer Arbeit passt und Ihr Betrieb das im Alltag merkt. Oft trifft einer dieser vier Fälle zu.

Ihre Abläufe sind anders als bei anderen Betrieben

Jeder Betrieb hat eigene Regeln, zum Beispiel bei der Kalkulation, bei Freigaben oder bei der Planung von Einsätzen. Ein fertiges Programm bildet solche Regeln oft nur zum Teil ab. Der Rest steht dann in Listen und Notizen, oder nur eine Person weiß, wie es geht. Eigene Software kann diese Regeln so abbilden, wie Sie arbeiten.

Viele Personen arbeiten mit dem Programm

Bei Abo-Software zahlen Sie oft jeden Monat für jede Person, die das Programm nutzt. Mit jeder neuen Person steigen die Kosten. Eigene Software zahlen Sie einmal, dazu kommen laufende Kosten für Betrieb und Betreuung. Je mehr Personen damit arbeiten, desto eher rechnet sich das. Wie sich das über mehrere Jahre auswirkt, zeigt unsere Beispielrechnung mit 25 Personen.

Ihre Kunden sollen selbst etwas online erledigen

Ihre Kunden sollen zum Beispiel Termine buchen, Dokumente austauschen oder den Stand ihres Auftrags sehen. Wenn kein fertiges Portal zu Ihren Abläufen passt, ist ein eigenes Kundenportal oft sinnvoll. Mehr dazu steht auf der Seite Kundenportale und Web-Apps.

Sie wollen nicht von einem Hersteller abhängig sein

Bei einem fertigen Programm entscheidet der Hersteller, wie es weitergeht. Er kann die Preise erhöhen, Funktionen ändern oder das Programm einstellen. Bei eigener Software entscheiden Sie selbst, wer daran weiterarbeitet, wenn Sie den Quellcode haben und der Vertrag Ihnen erlaubt, die Software ändern zu lassen.

Was sind die Vor- und Nachteile von Individualsoftware?

Der wichtigste Vorteil ist, dass die Software zu Ihren Abläufen passt. Der wichtigste Nachteil ist, dass sie am Anfang mehr kostet und erst entwickelt werden muss.

Vorteile

Weil die Software zu Ihrer Arbeit passt, braucht Ihr Team weniger Listen und Notizen neben dem Programm. Die Software zeigt nur, was Sie brauchen, und ist deshalb oft leichter zu bedienen. Wenn sich Ihr Betrieb verändert, lässt sie sich erweitern. Wenn Sie den Quellcode und die nötigen Nutzungsrechte haben, sind Sie nicht von einem einzelnen Hersteller abhängig.

Bei uns gibt es außerdem keine Gebühren pro Nutzer. Der Preis steht vor dem Start als Festpreis fest. Wenn wir länger brauchen als geplant, zahlen Sie trotzdem nicht mehr. Wenn Sie die Software kaufen, bekommen Sie den vollständigen Quellcode, alle Zugänge und eine Dokumentation.

Nachteile

Am Anfang kostet eigene Software deutlich mehr als ein Abo. Bei uns müssen Sie das aber nicht auf einmal bezahlen. Sie können den Festpreis in Raten zahlen oder die Software mieten. Bei der Miete zahlen Sie ähnlich wie bei einem Abo einen festen Betrag im Monat, ab 449 € netto, aber für Software, die nach Ihren Abläufen gebaut ist. Mehr dazu steht im Ratgeber Muss man Software auf einmal bezahlen?

Sie können erst mit eigener Software arbeiten, wenn sie fertig ist. Ihr Team muss Zeit einplanen, vor allem am Anfang. Dann zeigen die Leute, die die Arbeit heute machen, wie sie abläuft.

Auch eigene Software hat laufende Kosten. Sie braucht einen Server, Updates und jemanden, der sich kümmert, wenn etwas nicht funktioniert. Bei einem fertigen Programm macht das der Hersteller. Bei eigener Software muss es jemand für Sie übernehmen. Bei uns gehört das zur Betreuung und Wartung ab 249 € netto im Monat.

Außerdem sind Sie auf jemanden angewiesen, der die Software kennt. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie den Quellcode und eine Dokumentation bekommen und dass der Vertrag Ihnen erlaubt, die Software von anderen Entwicklern weiterentwickeln zu lassen. Was wir dazu vereinbaren, lesen Sie im Abschnitt Was Sie bei Individualsoftware am Ende bekommen.

Was kosten Standard- und Individualsoftware über die Jahre?

Am Anfang ist ein fertiges Programm fast immer günstiger. Über mehrere Jahre kommt es vor allem darauf an, wie viele Personen damit arbeiten und was das Abo pro Person kostet. Das zeigt unsere Beispielrechnung. Wir haben sie selbst aufgestellt und alle Annahmen dazugeschrieben.

Was Abo-Software pro Person kostet

Wir haben am 15. Oktober 2026 die Preisseiten von sechs Anbietern angesehen. Darunter waren Programme zur Kundenverwaltung, ein Programm zur Steuerung des ganzen Betriebs und Branchensoftware für Handwerk und Kanzleien. Bei den Bezahlversionen reichen die Listenpreise von 12 € bis 550 € pro Nutzer und Monat. Die meisten Anbieter nennen ihre Preise ohne Umsatzsteuer, zwei sagen auf der Preisseite nichts dazu. Manche Preise gelten nur bei jährlicher Zahlung.

Unsere Annahmen

In unserem Beispiel arbeiten 25 Personen mit dem Programm. Für das Abo rechnen wir mit zwei Preisen, 20 € und 100 € pro Person und Monat. Beide liegen in der genannten Spanne. Die Preise bleiben in der Rechnung über die Jahre gleich. Kosten für Einrichtung und Schulung beim Abo lassen wir weg. Dadurch sieht das Abo in der Rechnung eher günstiger aus, als es in der Praxis ist.

Für die eigene Software nehmen wir das Rechenbeispiel von unserer Startseite. Das ist eine Auftragsverwaltung mit Kundenportal für einen Betrieb mit 25 Mitarbeitern. Im Beispiel kostet sie bei uns 29.200 € netto als Festpreis. Dazu kommt die Betreuung. Wir rechnen mit 249 € netto im Monat, das sind 2.988 € im Jahr. Das ist der Einstiegspreis unserer Betreuung. Den genauen Betrag für Ihre Software nennen wir im Lösungsvorschlag. Kostet sie mehr, dauert es in der Rechnung länger, bis die eigene Software günstiger ist.

Eigene Beispielrechnung für 25 Personen, Abo-Preise pro Person und Monat, eigene Software für 29.200 € plus 249 € Betreuung im Monat, alle Beträge netto, Preise gleichbleibend

So haben wir gerechnet: Beim Abo sind es 25 Personen × 20 € × 12 Monate = 6.000 € im Jahr. Bei 100 € sind es 30.000 € im Jahr. Bei der eigenen Software kommen zu den 29.200 € jedes Jahr 12 × 249 € = 2.988 € dazu. Nach drei Jahren sind das 29.200 € + 3 × 2.988 € = 38.164 €, nach fünf Jahren 29.200 € + 5 × 2.988 € = 44.140 €.

Beim Abo für 20 € pro Person zahlen Sie 500 € im Monat, für die eigene Software nach dem Festpreis 249 € im Monat. Der Unterschied von 251 € im Monat gleicht die 29.200 € erst nach 117 Monaten aus, also nach knapp zehn Jahren. Beim Abo für 100 € pro Person zahlen Sie 2.500 € im Monat. Der Unterschied von 2.251 € im Monat gleicht die 29.200 € schon nach 13 Monaten aus.

Was die Rechnung zeigt

Bei 100 € pro Person und Monat ist die eigene Software in diesem Beispiel nach 13 Monaten günstiger. Bei 20 € pro Person und Monat bleibt das Abo fast zehn Jahre lang günstiger. Die Zahl der Personen macht viel aus. Arbeiten weniger Personen mit dem Programm, wird das Abo günstiger. Kommen neue Mitarbeiter dazu, wird es teurer. Bei Software, die wir für Sie entwickeln, zahlen Sie für weitere Nutzer keine Gebühren.

Die Rechnung vergleicht nur Kosten. Ob ein fertiges Programm dasselbe kann wie die eigene Software im Beispiel, sagt sie nicht. Auch eigene Software kostet mehr, wenn Sie später größere Erweiterungen beauftragen. Dafür nennen wir Ihnen vorher den Preis. Wie sich beide Wege auf Ihre Steuern auswirken, zum Beispiel bei der Abschreibung, klärt Ihre Steuerberatung.

Das ganze Rechenbeispiel für eine Auftragsverwaltung mit Kundenportal steht auf unserer Startseite. Wie der Preis für eigene Software entsteht, erklären wir im Ratgeber Was Softwareentwicklung kostet.

Low-Code oder individuelle Entwicklung?

Für eine kleine Anwendung im eigenen Team reicht oft ein Low-Code-Baukasten, mit dem man Anwendungen ohne viel Programmieren zusammenstellt. Wenn die Anwendung wächst, kann der Baukasten manches nicht mehr, was Sie brauchen. Dann ist eigene Entwicklung oft die bessere Wahl.

Bei Low-Code schreibt man wenig Programmcode, bei No-Code gar keinen. Man setzt Formulare, Listen und einfache Abläufe auf einer Oberfläche zusammen.

Eine kleine Anwendung ist zum Beispiel ein Formular oder eine einfache Liste mit Freigaben. So etwas ist mit einem Baukasten schnell fertig, und oft kann jemand aus dem Betrieb es selbst ändern.

Wächst die Anwendung, merkt man oft erst spät, dass der Baukasten manches nicht kann. Ihre Anwendung läuft außerdem meist nur auf der Plattform des Anbieters. Wechseln Sie den Anbieter, müssen Sie sie dann neu bauen. In der Regel zahlen Sie auch für einen Baukasten laufende Gebühren an den Anbieter.

Manche Anwendungen verarbeiten Kundendaten, haben Nutzer mit unterschiedlichen Rechten oder sollen über Jahre laufen. Dann muss sich jemand um Sicherheit, Datenschutz und Wartung kümmern. Das gilt für Baukästen genauso wie für eigene Software.

Welche Beispiele für Individualsoftware gibt es?

Typisch sind Programme, die Regeln eines bestimmten Betriebs abbilden. Die Beispiele sind allgemein gehalten und zeigen, wofür Betriebe eigene Software entwickeln lassen.

Angenommen, ein Betrieb kalkuliert seine Angebote nach eigenen Regeln, die kein fertiges Programm kennt. Dann kann eigene Software die Preise nach diesen Regeln ausrechnen und daraus direkt das Angebot für den Kunden machen.

Plant ein Betrieb jeden Tag, wer mit welchem Fahrzeug zu welchem Kunden fährt, kann eigene Software das in einer Übersicht zeigen. Doppelte Termine fallen dann sofort auf.

Sollen die Kunden eines Betriebs den Stand ihres Auftrags selbst online sehen, kann er dafür ein Kundenportal entwickeln lassen, das zu seinen Abläufen passt. Ein weiteres Beispiel sind Apps fürs Handy, die auch ohne Internet funktionieren.

Collektra als Beispiel für eigene Software

Collektra ist unser fertiges Produkt für Inkassokanzleien. Es ist jeden Tag im Einsatz, und wir betreiben es selbst. Collektra läuft im Browser unter collektra.de (öffnet in neuem Tab).

Inkassokanzleien verwalten damit Akten, Mahnungen, Kosten und Zahlungen. Ein Fall geht durch fünf Stufen, vom ersten Schreiben bis zur Zwangsvollstreckung. Kosten und Zinsen berechnet die Software selbst. Im Cockpit stehen die dringendsten Akten oben, jeweils mit einem Vorschlag für den nächsten Schritt. Für Schuldner und für Auftraggeber gibt es je ein eigenes Portal.

collektra.de/#cockpit

Mehr Bilder aus Collektra zeigen wir auf unserer Seite über Collektra. Ob sich eigene Software für Ihren Betrieb lohnt, besprechen wir gern im kostenlosen Erstgespräch.

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