Kundenportal entwickeln lassen

Was ist ein Kundenportal?

Ein Kundenportal ist ein Bereich im Internet, in den sich Ihre Kunden mit einem eigenen Zugang anmelden. Dort erledigen sie Dinge selbst, für die sie sonst anrufen oder eine E-Mail schreiben würden. Jeder Kunde sieht dabei nur seine eigenen Daten.

Eine normale Website zeigt allen Besuchern dasselbe und ist zum Lesen da. In einem Kundenportal tragen Ihre Kunden dagegen etwas ein, laden Unterlagen hoch oder sehen nach, wie weit ihr Auftrag ist. Was sie dort eintragen oder hochladen, sehen Ihre Mitarbeiter direkt im Portal.

Technisch ist ein Kundenportal eine Web-App, auch Webanwendung genannt. Das ist ein Programm, das im Browser läuft. Nicht jede Web-App ist für Kunden gedacht. Manche sind nur für Ihre Händler, Ihre Partner oder Ihren Außendienst da. Um beides geht es auf dieser Seite.

Was Ihre Kunden im Portal erledigen können

Im Portal erledigen Ihre Kunden vieles selbst, auch abends und am Wochenende. Die Beispiele zeigen, wofür sich ein Portal im Handel, im Handwerk, in einer Kanzlei oder in der Logistik eignet.

Online bestellen und Termine buchen

Ein Händler kann seine Stammkunden im Portal nachbestellen lassen. Die Bestellung liegt dann schriftlich vor, und niemand muss sie am Telefon aufnehmen. Eine Praxis oder ein Handwerksbetrieb kann freie Termine anzeigen, aus denen sich Kunden selbst einen aussuchen.

Dokumente und Belege austauschen

Eine Kanzlei kann ihre Mandanten Belege im Portal hochladen lassen und ihnen dort fertige Unterlagen bereitstellen. Ein Handwerksbetrieb kann Angebote, Fotos von der Baustelle und Rechnungen für jeden Kunden an einem Ort ablegen. So liegt jedes Dokument beim richtigen Kunden und nicht irgendwo in einem E-Mail-Postfach.

Bestell- und Lieferstatus ansehen

Ein Händler oder ein Betrieb aus der Logistik kann im Portal zeigen, wie weit eine Bestellung ist und wann die Lieferung kommt. Wer den Stand selbst sehen kann, muss dafür nicht mehr anrufen.

Portale für Händler, Partner und Außendienst

Ein Portal muss sich nicht an Endkunden richten. Ein Hersteller kann seinen Händlern einen eigenen Zugang geben, über den sie bestellen und ihre Unterlagen finden. Mitarbeiter im Außendienst sehen unterwegs am Handy ihre Aufträge und tragen direkt ein, was sie vor Ort erledigt haben.

Geht es eher um Aufgaben, die sich in Ihrem Betrieb jede Woche wiederholen, reicht oft eine Prozessautomatisierung ab 2.900 € netto. Soll ein Programm die Arbeit in Ihrem Betrieb abbilden, lesen Sie bei Individualsoftware entwickeln lassen weiter.

Ihr Vorhaben ist nicht dabei? Beschreiben Sie uns Ihre Idee im Erstgespräch.

Zwei Portale aus unserem Produkt Collektra

Collektra ist unser fertiges Produkt für Inkassokanzleien, die es bei uns mieten. Wir haben es selbst entwickelt, betreiben es selbst, und es ist jeden Tag im Einsatz. Collektra läuft im Browser unter collektra.de (öffnet in neuem Tab). Schuldner und Auftraggeber haben darin jeweils ein eigenes Portal.

collektra.de/glaeubiger/…

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Das Schuldnerportal

Der Schuldner sieht im Portal, woraus sich die Forderung zusammensetzt. Von dort überweist er per GiroCode oder schlägt eine Ratenzahlung vor. Für die Kanzlei entsteht daraus automatisch eine Aufgabe.

Ins Portal kommt der Schuldner über einen QR-Code im Mahnschreiben. Das Portal ist eine Web-App. Er öffnet es am Handy und muss dafür nichts installieren.

collektra.de/#cases

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Das Portal für Auftraggeber

In Collektra heißt dieses Portal Gläubigerportal. Jeder Auftraggeber der Kanzlei hat dort einen eigenen Zugang. Im Portal sieht er seine Akten und Zahlungen und kann neue Forderungen einreichen. Den Stand jeder Akte erklärt das Portal in verständlichen Worten. Die internen Notizen der Kanzlei kann er dort nicht sehen.

Nachrichten aus beiden Portalen landen in Collektra bei den Aufgaben des Teams. Teile davon, etwa die Anmeldung oder die Erstellung von PDFs, können wir für Ihr Portal wiederverwenden. Das kann Ihr Portal schneller fertig und günstiger machen. Ihr Portal selbst entwickeln wir aber nur für Ihren Betrieb, und niemand sonst bekommt es.

Weitere Bilder aus Collektra zeigen wir auf der Seite Collektra, Software für Inkassokanzleien.

Web-App oder App aus dem App Store?

Eine Web-App läuft im Browser, am Computer genauso wie am Tablet oder Handy. Ihre Kunden öffnen sie über einen Link oder einen QR-Code und melden sich an. Aus einem App Store müssen sie nichts installieren.

Eine App aus dem App Store von Apple oder aus Google Play wird dagegen auf dem Handy installiert. Jeder Kunde muss sie erst im Store suchen und herunterladen. Für ein Portal, das Kunden nur ab und zu öffnen, ist das ein zusätzlicher Schritt.

Web-App und App aus dem App Store im Vergleich

Unsere Kundenportale sind Web-Apps. Wer ein Portal oft nutzt, kann es am Handy als Symbol auf den Startbildschirm legen. Dann öffnet es sich mit einem Tipp, ähnlich wie eine installierte App.

Eigenes Portal oder fertige Portal-Software?

Es gibt fertige Kundenportal-Software, die man nur noch einrichtet. Das reicht vor allem dann, wenn Ihre Abläufe zu dem passen, was das Programm vorsieht. Wenn ein fertiges Programm für Sie genügt, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch.

Manche fertige Portal-Dienste rechnen nach der Zahl der angemeldeten Nutzer ab. Dann steigen die laufenden Kosten mit der Zahl Ihrer Kunden im Portal. Bei uns gibt es keine Gebühren pro Nutzer. Ein Portal muss aber trotzdem auf einem Server laufen. Wenn wir das für Sie übernehmen, gehört das Hosting zur Betreuung und Wartung ab 249 € netto im Monat.

Ein eigenes Portal ist sinnvoll, wenn fertige Programme nicht zu Ihren Abläufen passen oder wenn viele Kunden darauf zugreifen sollen. Es bildet dann genau die Schritte ab, die bei Ihnen vorkommen. Im Ratgeber Individualsoftware oder Standardsoftware lesen Sie, wann sich ein eigenes Programm lohnt.

Was kostet ein Kundenportal, und wie lange dauert es?

Ein Kundenportal oder eine Web-App kostet bei HELMOR Software ab 7.900 € netto und ist meist nach 3 bis 8 Wochen fertig. Zum Einstiegspreis bekommen Sie ein Portal, in dem sich Ihre Kunden anmelden und ein Thema selbst erledigen. Ein Beispiel: Ihre Kunden laden Dokumente hoch und sehen den Stand ihres Auftrags. Es gibt einen Zugang für Ihre Kunden und einen für Ihr Team. Was Ihr Vorhaben genau kostet, steht als Festpreis im Lösungsvorschlag.

Den Festpreis nennen wir Ihnen, nachdem wir uns Ihren Ablauf gemeinsam angesehen haben. Prozessanalyse und Lösungsvorschlag sind kostenlos und unverbindlich. Wenn wir länger brauchen als geplant, zahlen Sie trotzdem nicht mehr. Ändert sich während der Entwicklung etwas im vereinbarten Umfang, ist das im Festpreis enthalten. Für neue Wünsche nennen wir Ihnen vorher den Preis.

Der Preis hängt vor allem davon ab, was Ihre Kunden im Portal erledigen sollen und wie viele Gruppen mit unterschiedlichen Rechten damit arbeiten, zum Beispiel Kunden, Händler und Ihre eigenen Mitarbeiter. Sie können mit einer ersten Version starten und das Portal später ausbauen.

Für den Angebotsvergleich hilft ein konkreter Ablauf mehr als die Bezeichnung „Kundenportal“. Ein Beispiel für die Prüfung eines Dokumenten-Uploads mit getrennten Kundenzugängen zeigt, wie Sie das erwartete Ergebnis beschreiben können.

Wie lange es genau dauert, hängt vor allem vom Umfang ab und davon, wie schnell wir Rückmeldungen aus Ihrem Team bekommen.

Ihr Portal können Sie kaufen, in Raten bezahlen oder mieten. Beim Kauf zahlen Sie einmal für die Entwicklung, auf Wunsch auch in monatlichen Raten. Sie bekommen dann den vollständigen Quellcode, alle Zugänge und eine Dokumentation. Wenn Sie möchten, kommt die Betreuung und Wartung ab 249 € netto im Monat dazu. Wenn Sie das Portal mieten, zahlen Sie statt des Festpreises einen festen Betrag im Monat, ab 449 € netto, dafür mit längerer Laufzeit. Wie sich die drei Wege unterscheiden, zeigen wir auf der Startseite unter Kaufen, in Raten zahlen oder mieten. Was im Vertrag zu den Nutzungsrechten an Ihrer Software steht, erklären wir auf der Seite zur Individualsoftware.

Unsere Preise, netto zuzüglich Umsatzsteuer, Stand Oktober 2026

Auf unserer Startseite steht ein Rechenbeispiel für eine Auftragsverwaltung mit Kundenportal. Wovon der Preis einer Software abhängt, erklären wir im Ratgeber Was Softwareentwicklung kostet.

Sicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit

Anmeldung, Rollen und Rechte

In einem Kundenportal liegen Daten Ihrer Kunden. Deshalb meldet sich jeder Kunde mit seinem eigenen Zugang an und sieht nur seine eigenen Daten. Mitarbeiter, Händler oder Partner bekommen eigene Rollen mit genau den Rechten, die sie brauchen. Welche Rollen es gibt, legen wir gemeinsam in der Prozessanalyse fest.

Server und Datenschutz

Ihre Software läuft auf Servern in Deutschland. Mit Ihnen schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Auf Wunsch läuft sie auf Ihrem eigenen Server.

Diesen Vertrag schreibt die DSGVO vor, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet (Art. 28 Abs. 3 DSGVO). In einem Kundenportal sind das zum Beispiel Namen, Adressen und Bestellungen Ihrer Kunden. Was die DSGVO sonst von Software verlangt, erklären wir auf der Seite zur Individualsoftware unter Anforderungen der DSGVO an Software.

Muss ein Kundenportal barrierefrei sein?

Das hängt davon ab, ob Verbraucher über Ihr Portal Verträge abschließen und wie groß Ihr Betrieb ist. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) gilt für bestimmte Dienstleistungen, die nach dem 28. Juni 2025 für Verbraucher erbracht werden. Für Kundenportale sind davon die Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr wichtig (§ 1 Abs. 3 Nr. 5 BFSG). Das sind digitale Dienste auf Websites und in Apps, die ein Verbraucher nutzt, um einen Vertrag abzuschließen (§ 2 Nr. 26 BFSG). Solche Dienste müssen barrierefrei sein.

Ausgenommen sind Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen anbieten (§ 3 Abs. 3 BFSG). Als Kleinstunternehmen gilt, wer weniger als zehn Personen beschäftigt. Zusätzlich darf entweder der Jahresumsatz oder die Jahresbilanzsumme höchstens 2 Mio. € betragen (§ 2 Nr. 17 BFSG). Ein Betrieb mit zehn oder mehr Beschäftigten ist deshalb nie ein Kleinstunternehmen, auch wenn sein Umsatz klein ist.

Wenn Privatpersonen Ihr Portal nutzen sollen, sagen Sie es uns im Erstgespräch. Dann besprechen wir, was das für die Umsetzung bedeutet.

Dieser Abschnitt gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob das Gesetz für Ihr Portal gilt, klären Sie im Zweifel mit einem Anwalt.

So entsteht Ihr Portal

Bei einem Portal arbeiten auch Ihre Kunden mit der Software. Deshalb sehen wir uns in der Prozessanalyse auch an, womit sich Ihre Kunden heute bei Ihnen melden und was sie dabei wissen wollen. Welche Daten im Portal stehen und wer sie dort pflegt, klären wir dabei gemeinsam. Wer Ihre Software entwickelt, ist auch Ihr Ansprechpartner.

Wie ein Projekt bei uns vom Erstgespräch bis zur Übergabe läuft, steht auf der Startseite unter Ablauf in fünf Schritten.

Häufige Fragen