Wo sollten kleine und mittlere Unternehmen anfangen?
Fangen Sie bei einem Ablauf an, nicht bei einem Programm. Wer zuerst Software aussucht, passt den Betrieb an das Programm an und stellt später fest, dass das eigentliche Problem woanders lag. Sehen Sie sich deshalb zuerst an, wo es heute hakt.
Gute Kandidaten erkennen Sie daran, dass sie oft vorkommen, klaren Regeln folgen und bei denen heute etwas vergessen wird oder Kunden nachfragen. Rechnungen, Erinnerungen, die Ablage von Unterlagen und der Stand von Aufträgen gehören oft dazu. Abläufe, bei denen jedes Mal jemand abwägen muss, eignen sich für den Anfang weniger.
Nehmen Sie sich nur einen Ablauf vor. Wenn er gut läuft, können weitere folgen. Wie das konkret aussieht, zeigen wir auf der Seite Welche Prozesse sich automatisieren lassen.
Was geben mittelständische Betriebe für Digitalisierung aus?
Mittelständische Betriebe, die in Digitalisierung investieren, gaben dafür 2024 im Schnitt rund 25.000 € aus. Bei weniger als 5 Beschäftigten waren es knapp 10.000 €, bei 10 bis 49 Beschäftigten laut einer Grafik im Bericht rund 34.500 € und ab 50 Beschäftigten knapp 189.000 €. Gemeint sind alle Ausgaben für Digitalisierung, nicht nur für Software. Das zeigt der KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025 vom April 2026.
Für kleine Betriebe sind die Kosten eine größere Last. 13 % der Betriebe mit weniger als 5 Beschäftigten, die in Digitalisierung investieren, geben dafür 7 % oder mehr ihres Umsatzes aus. Bei Betrieben ab 50 Beschäftigten ist es nur 1 %. Zum Mittelstand zählt die KfW in diesem Bericht alle Unternehmen bis 500 Mio. € Jahresumsatz.
Was Software bei uns kostet und wovon der Preis abhängt, steht im Ratgeber Was es kostet, Software entwickeln zu lassen.
Woran scheitert die Digitalisierung im Betrieb?
Oft fehlt es an einem klaren Ziel. „Wir müssen digitaler werden“ reicht nicht als Auftrag. Besser ist ein Satz, an dem sich später messen lässt, ob es geklappt hat, zum Beispiel: Jede Rechnung geht am Tag nach Auftragsende raus.
Häufig werden auch die Leute zu spät gefragt, die später damit arbeiten. Sie kennen die Ausnahmen, die in keiner Beschreibung stehen. Und mancher Betrieb nimmt sich zu viel auf einmal vor. Woran Softwareprojekte sonst noch scheitern und wie Sie Angebote vergleichen, steht im Ratgeber Wie Sie die richtige Softwarefirma finden.
Welche Förderung gibt es für den Mittelstand?
Bundesweit gibt es den Förderkredit Digitalisierung der KfW, einige Bundesländer geben eigene Zuschüsse. Welche Programme infrage kommen und wann Sie den Auftrag erteilen dürfen, steht im Überblick zur Förderung. Ob und wie viel Sie bekommen, entscheidet die Förderstelle.
Häufige Fragen
Brauchen wir für die Digitalisierung eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Für den Start braucht es vor allem jemanden, der den Ablauf kennt und Entscheidungen treffen darf. Um Server, Updates und Sicherheit kann sich auf Wunsch ein Dienstleister kümmern, bei uns die Betreuung ab 249 € netto im Monat.
Wie schnell sehen wir ein Ergebnis?
Eine Automatisierung ist bei uns meist nach 1 bis 3 Wochen fertig, eine Individualsoftware nach 4 bis 10 Wochen. Davor liegen das Erstgespräch und die Prozessanalyse.
Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung?
Ein digitalisierter Ablauf läuft am Computer statt auf Papier, die Arbeit macht aber weiter ein Mensch. Bei einer Automatisierung erledigt die Software die Schritte mit klaren Regeln selbst.
Quellen
- KfW Research, KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025 (PDF), kfw.de, April 2026, abgerufen am 15. Oktober 2026