Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?
Nach DIN 69901-5 legt der Auftraggeber im Lastenheft fest, was er braucht. Der Auftragnehmer beschreibt im Pflichtenheft, wie er diese Anforderungen umsetzt. Das Lastenheft beantwortet also die Frage „Was und wofür?“, das Pflichtenheft die Frage „Wie und womit?“.
Bei großen Ausschreibungen sind beide Dokumente üblich. Für kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung ist ein selbst geschriebenes Lastenheft dagegen oft eine Hürde. Wer vorher noch nie Software beauftragt hat, weiß schwer, wie genau er schreiben soll.
Was gehört in ein Lastenheft für Software?
Ausgangslage und Ziel. Beschreiben Sie, wie der Ablauf heute läuft und was danach besser sein soll. Ein Ziel, das sich prüfen lässt, hilft mehr als ein allgemeiner Wunsch.
Wer damit arbeitet. Nennen Sie die Rollen, zum Beispiel Büro, Monteur und Kunde, und was jede Rolle sehen und ändern darf.
Was die Software können soll. Beschreiben Sie konkrete Fälle in ganzen Sätzen. Ein Beispiel: „Wenn ein Auftrag auf fertig gesetzt wird, bekommt der Kunde eine E-Mail, und die Rechnung wird vorbereitet.“ Das sagt mehr als das Wort „Benachrichtigungen“.
Sonderfälle. Schreiben Sie auf, was vom Normalfall abweicht, zum Beispiel Teillieferungen oder Stornos. Hier entstehen später oft Nachträge.
Daten und Rahmen. Nennen Sie, welche Daten es schon gibt und wie sie übernommen werden sollen, wie viele Personen gleichzeitig arbeiten und ob personenbezogene Daten verarbeitet werden. Auch der gewünschte Zeitpunkt und das Budget gehören dazu.
Wer schreibt das Lastenheft?
Das Lastenheft kommt vom Auftraggeber. Am besten schreiben es nicht die Geschäftsführung allein, sondern die Personen, die den Ablauf täglich machen, zusammen mit jemandem, der entscheiden darf. Sie können sich auch von einem Dienstleister helfen lassen, wenn der später nicht selbst anbieten will.
Ein Lastenheft macht Angebote vergleichbar. Trotzdem bleibt das Risiko, dass etwas Wichtiges darin fehlt oder falsch verstanden wird. Wie Sie Angebote vergleichen und prüfen, ob die Software am Ende fertig ist, steht im Ratgeber Wie vergleichen Sie Angebote?
Geht es auch ohne Lastenheft?
Ja. Für ein Projekt mit uns müssen Sie keines schreiben. In der Prozessanalyse lassen wir uns von den Leuten zeigen, die die Arbeit heute machen, wie sie abläuft. Wir fragen dabei auch nach den Ausnahmen, die nirgends aufgeschrieben sind. Daraus entsteht der Lösungsvorschlag mit genauem Umfang und festem Preis.
Prozessanalyse und Lösungsvorschlag sind kostenlos und unverbindlich. Den Lösungsvorschlag bekommen Sie 5 Werktage nach der Prozessanalyse und entscheiden danach, ob Sie uns den Auftrag geben. Wenn Sie schon ein Lastenheft oder eine Liste mit Wünschen haben, bringen Sie sie gern mit. Mehr dazu steht auf der Seite Individualsoftware entwickeln lassen.
Häufige Fragen
Wie lang muss ein Lastenheft für Software sein?
Eine feste Länge gibt es nicht. Für ein kleines Vorhaben reichen oft wenige Seiten. Wichtiger ist, dass die typischen Fälle und die Sonderfälle in ganzen Sätzen beschrieben sind.
Was kostet ein Lastenheft?
Wenn Sie es selbst schreiben, vor allem Ihre Arbeitszeit. Lassen Sie es von einem Dienstleister schreiben, kommt dessen Honorar dazu. Bei uns ersetzt die kostenlose Prozessanalyse das Lastenheft.
Gehört das Pflichtenheft zum Vertrag?
Das sollte es, in der einen oder anderen Form. Die Beschreibung des Umfangs legt fest, was der Festpreis abdeckt. Bei uns steht der genaue Umfang im Lösungsvorschlag.
Diese Antwort gibt einen allgemeinen Überblick. Sie ersetzt keine Rechtsberatung.
Quellen
- Lastenheft, mit der Begriffsbestimmung nach DIN 69901-5, wikipedia.org, abgerufen am 15. Oktober 2026