Warum bleiben Mahnungen im Alltag liegen?
Mahnen gehört zu den Aufgaben, die niemand gern macht und die immer warten können. Bis jemand die offenen Posten durchgegangen ist, vergehen oft Wochen, und so lange fehlt Ihnen das Geld in der Kasse.
Der Ablauf eignet sich gut für die Automatisierung, weil er festen Regeln folgt. Eine solche Regel kann lauten: Ist eine Rechnung 14 Tage nach Fälligkeit noch offen, geht eine Zahlungserinnerung raus.
Wie läuft ein automatisches Mahnwesen ab?
Die Software kennt Ihre Rechnungen und ihre Fälligkeit. Sie erstellt zum festgelegten Zeitpunkt die Zahlungserinnerung und später die Mahnung nach Ihrer Vorlage und schickt sie per E-Mail. Die Pflichtangaben kommen aus den Daten der Rechnung, sodass sich niemand vertippen kann.
Was bezahlt ist, muss die Software wissen. Wie sie das erfährt, klären wir in der Prozessanalyse, denn fremde Fachprogramme binden wir nicht an. Vor dem Versand können Sie die Liste prüfen und mit einem Klick freigeben. Ob ein guter Kunde mit offener Rechnung trotzdem weiter beliefert wird, entscheidet weiter jemand aus Ihrem Team.
Welche Fristen und Verzugszinsen gelten?
Ein Schuldner kommt in Verzug, wenn er nach einer Mahnung nicht zahlt (§ 286 Abs. 1 BGB). Spätestens kommt er in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung darauf besonders hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Steht auf der Rechnung ein festes Zahlungsdatum, kann der Verzug schon früher beginnen.
Die Verzugszinsen liegen bei 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Ist kein Verbraucher beteiligt, sind es 9 Prozentpunkte (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Von Unternehmen können Sie außerdem eine Pauschale von 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Eine bestimmte Zahl von Mahnungen schreibt das Gesetz nicht vor. Wie viele Stufen Sie wollen und wie der Text lautet, legen Sie fest.
Lassen Sie Ihre Texte im Zweifel von einem Anwalt prüfen. Der Abschnitt gibt nur einen allgemeinen Überblick.
Was kostet es, das Mahnwesen zu automatisieren?
Bei uns kostet eine Automatisierung ab 2.900 € netto. Der genaue Festpreis steht im Lösungsvorschlag und hängt vor allem von der Zahl der Mahnstufen und Sonderfälle ab. Der Test mit echten Fällen und die Einweisung sind enthalten. Mehr dazu steht auf der Seite zur Prozessautomatisierung.
Wie weit das gehen kann, zeigt unser Produkt für Inkassokanzleien. Im Cockpit von Collektra sieht die Kanzlei, welche Akten auf die nächste Mahnstufe warten, und erzeugt die Schreiben für alle fälligen Akten mit einem Klick.
Häufige Fragen
Ist eine Zahlungserinnerung schon eine Mahnung?
Rechtlich kommt es nicht auf das Wort an. Entscheidend ist, dass die Aufforderung zur Zahlung eindeutig ist. Wie Sie Ihre Schreiben nennen, können Sie selbst festlegen.
Diese Antwort gibt einen allgemeinen Überblick. Sie ersetzt keine Rechtsberatung.
Geht jede Mahnung automatisch an den Kunden raus?
Nur wenn Sie das wollen. Sie können festlegen, dass jemand die Liste vorher prüft und mit einem Klick freigibt. Fälle ohne klare Regel entscheidet ein Mensch.
Was passiert, wenn der Kunde schon bezahlt hat?
Die Software mahnt nur, was sie als offen kennt. Wie sie von Zahlungen erfährt, legen wir vor dem Start fest. Damit keine falsche Mahnung rausgeht, ist die Freigabe durch Ihr Team zu Beginn sinnvoll.
Quellen
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 286 Verzug des Schuldners, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 4. November 2026
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 288 Verzugszinsen, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 4. November 2026