Rechnungseingang automatisieren: So laufen Eingangsrechnungen von selbst

Was passiert heute mit einer Rechnung in Ihrem Betrieb?

In den meisten Betrieben kommt eine Rechnung als Anhang in ein gemeinsames Postfach. Jemand öffnet die Mail, speichert den Anhang, benennt die Datei um, legt sie in einen Ordner und gibt der zuständigen Person Bescheid. Pro Rechnung sind das nur wenige Handgriffe. Sie fallen aber jeden Tag an, und sie hängen an einer Person.

Ärger entsteht meist an drei Stellen. Eine Rechnung bleibt im Postfach liegen, weil jemand im Urlaub ist. Eine Datei landet im falschen Ordner und wird später gesucht. Und zum Monatsende weiß niemand genau, ob wirklich alle Rechnungen da sind.

Welche Schritte kann die Software übernehmen?

Automatisieren lassen sich alle Schritte mit einer klaren Regel. Das sind beim Rechnungseingang vor allem drei.

Rechnungen erkennen. Die Software prüft jede neue Mail im Postfach, das Sie festlegen. Sie erkennt Anhänge, die Rechnungen sind, zum Beispiel am Absender oder am Inhalt der Datei.

Richtig ablegen. Die Datei landet mit einem einheitlichen Namen im passenden Ordner, zum Beispiel „Rechnungen 2026“, nach Lieferant oder Monat sortiert. Was die Software nicht eindeutig zuordnen kann, kommt in einen eigenen Ordner, und jemand aus Ihrem Team sieht es sich an.

Bescheid geben. Jeden Montag kommt ein Bericht per Mail mit allem, was in der Woche eingegangen ist. So fällt auf, wenn etwas fehlt.

Was bleibt bei Ihnen?

Prüfung und Freigabe bleiben bei Ihrem Team. Ob die Leistung erbracht wurde, ob der Betrag stimmt und wann bezahlt wird, entscheidet ein Mensch. Die Software sorgt dafür, dass die Rechnung zuverlässig an der richtigen Stelle liegt, wenn jemand sie prüfen will.

Fremde Fachprogramme, zum Beispiel ein Buchhaltungsprogramm, binden wir nicht an. Ihre Buchhaltung arbeitet mit den abgelegten Dateien weiter wie bisher. Wie wir einen Ablauf gemeinsam mit Ihrem Team aufnehmen, steht auf der Seite zur Prozessautomatisierung.

Was gilt für E-Rechnungen?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht in der Regel ein E-Mail-Postfach. So steht es in den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums. Eine einfache PDF-Datei gilt dabei nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

Für die Ablage ist das wichtig. Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden (§ 14b Abs. 1 UStG), und bei einer E-Rechnung muss der strukturierte Datensatz unverändert erhalten bleiben. Was sich ab Januar 2027 ändert, erklären wir im Ratgeber E-Rechnung 2027.

Was kostet es, den Rechnungseingang zu automatisieren?

Bei uns kostet eine Automatisierung ab 2.900 € netto. Zum Einstiegspreis automatisieren wir genau so einen Ablauf: Rechnungen aus E-Mail-Anhängen werden erkannt und im richtigen Ordner abgelegt. Der Test mit Ihren echten Daten und die Einweisung sind im Preis enthalten. Die Umsetzung dauert meist 1 bis 3 Wochen.

Was Ihr Vorhaben genau kostet, steht als Festpreis im Lösungsvorschlag. Er hängt vor allem davon ab, wie viele Postfächer und Sonderfälle dazukommen. Auf Wunsch kümmern wir uns nach dem Start weiter darum, mit der Betreuung ab 249 € netto im Monat.

Häufige Fragen