Wann sollten Sie eine Access-Datenbank ablösen?
Viele Access-Datenbanken sind vor Jahren als kleine Hilfe entstanden und tragen heute einen wichtigen Teil des Betriebs. Solange sie zuverlässig läuft und jemand sie pflegen kann, gibt es keinen Grund zur Eile. Ein Wechsel lohnt sich, sobald eines dieser Dinge zutrifft.
Die Person, die sie gebaut hat, geht bald. Oft steckt das Wissen in einem Kopf, und Änderungen traut sich sonst niemand zu. Das ist ein guter Grund, früh anzufangen.
Die Daten sollen auch außerhalb des Büros erreichbar sein. Access läuft auf dem Rechner und im Firmennetz. Für den Außendienst am Handy oder für ein Portal Ihrer Kunden ist es nicht gedacht.
Die Datenbank stößt an Grenzen. Microsoft nennt als Obergrenze für eine Access-Datei 2 GB. Schon vorher kann es langsam werden, je nach Netzwerk und Zahl der Personen, die gleichzeitig damit arbeiten.
Wie läuft die Ablösung einer Access-Datenbank ab?
Am wichtigsten sind die Regeln. In einer alten Datenbank stecken Vorgaben, die nirgends aufgeschrieben sind, zum Beispiel wie ein Preis berechnet wird oder wann ein Auftrag als erledigt gilt. Diese Vorgaben sichern wir zuerst.
Deshalb lassen wir uns in der Prozessanalyse zeigen, wie Ihr Team mit der Datenbank arbeitet. Wir sehen uns Formulare, Berichte und Abfragen an und fragen nach den Ausnahmen. Oft stellt sich dabei heraus, dass ein Teil gar nicht mehr gebraucht wird. Danach bekommen Sie den Lösungsvorschlag mit festem Preis.
Dann entsteht das neue Programm. Alle 2 Wochen sehen Sie den Zwischenstand und testen mit echten Daten. Vor dem Wechsel übernehmen wir die Daten aus Access und prüfen gemeinsam mit Ihnen, ob alles stimmt. Erst wenn das der Fall ist, wird umgestellt.
Was ist nach dem Wechsel anders?
Das neue Programm läuft im Browser, am Computer genauso wie am Handy. Niemand muss etwas installieren. Für jede Rolle lässt sich festlegen, was sie sehen und ändern darf, und wenn jemand etwas ändert, sehen die anderen es sofort. Ihre Kunden können auf Wunsch über ein Kundenportal selbst den Stand ihres Auftrags sehen.
Wenn Sie die Software kaufen, bekommen Sie den Quellcode, alle Zugänge und eine Dokumentation. So hängt Ihr Betrieb nicht wieder an einer einzelnen Person. Welche Nutzungsrechte Sie dabei bekommen, erklären wir bei der Übergabe von Individualsoftware.
Was kostet es, eine Access-Datenbank abzulösen?
Bei uns kostet eine Individualsoftware ab 12.500 € netto. Dafür entwickeln wir ein Programm für einen Kernablauf Ihres Betriebs. Der genaue Preis hängt davon ab, wie viele Abläufe und Rollen die Datenbank heute abdeckt. Sie steht als Festpreis im Lösungsvorschlag, und wenn wir länger brauchen als geplant, zahlen Sie trotzdem nicht mehr.
Wie sich der Preis zusammensetzt, steht im Ratgeber Wovon der Preis einer Software abhängt. Sie können auch in Raten zahlen oder ab 449 € netto im Monat mieten.
Häufige Fragen
Gehen beim Wechsel Daten aus Access verloren?
Das sollte nicht passieren. Wir übernehmen die Daten vor dem Wechsel und prüfen gemeinsam mit Ihnen, ob alles stimmt. Erst danach wird umgestellt, und die alte Datenbank bleibt als Sicherung erhalten.
Können wir die alte Access-Datenbank weiter nutzen, bis alles fertig ist?
Ja. Während der Entwicklung arbeiten Sie weiter wie bisher. Den Zeitpunkt der Umstellung legen wir gemeinsam fest, damit er nicht in Ihre stärkste Zeit fällt.
Müssen wir vorher alles dokumentieren?
Nein. Wir sehen uns die Datenbank gemeinsam mit den Leuten an, die täglich damit arbeiten. Daraus entsteht die Beschreibung für den Lösungsvorschlag.
Quellen
- Microsoft, Access-Spezifikationen, support.microsoft.com, abgerufen am 4. November 2026