Wann reicht Excel weiter aus?
Excel ist ein gutes Programm, und nicht jede Tabelle muss weg. Wenn eine Person eine überschaubare Liste pflegt, wenn sich die Spalten kaum ändern und ein Fehler keinen großen Schaden anrichtet, spricht wenig gegen Excel. Eine neue Software würde in dem Fall mehr kosten, als sie bringt.
Das sagen wir Ihnen auch so. Oft reicht schon eine aufgeräumte Tabelle oder ein Programm, das es fertig zu kaufen gibt. Wann ein fertiges Programm besser passt, steht im Ratgeber Individualsoftware oder Standardsoftware.
Woran merken Sie, dass die Tabelle an ihre Grenze kommt?
Es gibt mehrere Versionen derselben Datei. Wenn im Ordner „Aufträge_neu“ und „Aufträge_neu_final“ liegen, weiß niemand sicher, welcher Stand gilt. Bei gemeinsamer Bearbeitung kommen sich Kolleginnen und Kollegen schnell in die Quere.
Eine Person kennt die Formeln. Wer die Datei gebaut hat, kann sie reparieren. Ist diese Person krank oder im Ruhestand, traut sich niemand mehr heran.
Fehler fallen spät auf. Eine überschriebene Formel meldet sich nicht. Sie rechnet einfach falsch weiter, oft über Monate.
Jeder darf alles. In einer Tabelle sieht meist jeder alle Spalten, auch Preise oder Löhne. Rechte für einzelne Personen lassen sich kaum sauber vergeben, und es bleibt nicht festgehalten, wer was geändert hat.
Daten werden doppelt eingegeben. Die Angaben aus dem Auftrag werden in die Rechnung getippt und noch einmal in die Übersicht für den Chef. Mit jedem Abtippen kommt eine Fehlerquelle dazu.
Was ändert sich mit einem eigenen Programm?
Ein Programm hat einen Stand für alle. Wenn jemand einen Auftrag ändert, sehen die anderen es sofort. Eingaben werden geprüft, bevor sie gespeichert werden. Jede Person sieht nur, was sie sehen soll, und der Verlauf hält fest, wer was geändert hat.
Dazu kommt, was eine Tabelle gar nicht kann. Aus dem Auftrag wird die Rechnung, die Kundin sieht den Stand im Portal, der Monteur trägt unterwegs am Handy ein, was erledigt ist. Solche Schritte können Sie auch später ergänzen. Einstiegspreise und Dauer stehen auf der Seite Individualsoftware entwickeln lassen.
Wie kommen Ihre Daten aus Excel in das neue Programm?
Ihre Daten gehen beim Wechsel nicht verloren. Wir sehen uns die Tabellen gemeinsam mit den Leuten an, die täglich damit arbeiten, und klären dabei, welche Spalten gebraucht werden und welche Regeln in den Formeln stecken. Diese Regeln sind oft das Wertvollste an der Datei.
Dann bereinigen wir die Daten und übernehmen sie per Import. Danach läuft eine kurze Zeit mit echten Fällen im neuen Programm, bevor die alte Datei in den Ruhestand geht. Auch in unserem Produkt Collektra kommen bestehende Akten so ins System: Der Import erkennt die Spalten und zeigt vorher eine Vorschau.
Was kostet es, Excel abzulösen?
Bei uns kostet eine Individualsoftware ab 12.500 € netto. Zum Einstiegspreis entwickeln wir ein Programm für einen Kernablauf, zum Beispiel eine Auftragsverwaltung. Geht es nur um eine Aufgabe, die sich jede Woche wiederholt, reicht oft eine Automatisierung ab 2.900 € netto.
Sie müssen das nicht auf einmal bezahlen. Sie können in Raten zahlen oder die Software ab 449 € netto im Monat mieten. Wie sich das rechnet, zeigt die Seite Software mieten statt kaufen.
Häufige Fragen
Können wir weiter nach Excel exportieren?
Ja. Eine Auftragsverwaltung bekommt bei uns einen Export, sodass Sie Ihre Zahlen weiter in einer Tabelle auswerten können. Welche Auswertungen Sie brauchen, klären wir in der Prozessanalyse.
Geht der Wechsel auch Schritt für Schritt?
Ja. Sie können mit dem Teil anfangen, der Ihnen am meisten hilft, und die übrigen Tabellen später ablösen. Für größere Erweiterungen nennen wir Ihnen vorher den Preis.
Wie lange dauert der Wechsel von Excel zu eigener Software?
Die Umsetzung dauert meist 4 bis 10 Wochen. Davor liegen das Erstgespräch und die Prozessanalyse. Den Lösungsvorschlag bekommen Sie 5 Werktage nach der Prozessanalyse.