Was zählt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt sich dadurch automatisch weiterverarbeiten. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder damit zusammenpassen. Das erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit strukturierten Daten, umsatzsteuerlich zählen die Daten.
Eine einfache PDF-, JPG- oder Word-Datei ist keine E-Rechnung, auch nicht als Anhang einer E-Mail. Sie gilt als sonstige Rechnung.
Welche Termine gelten für die E-Rechnung?
Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer und Betriebe mit reinen Privatkunden. Dafür reicht in der Regel ein E-Mail-Postfach.
2025 und 2026: Beim Versand sind Papier und PDF noch erlaubt, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 1. Januar 2027: Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss für inländische Umsätze an andere Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, darf die Übergangsregel 2027 weiter nutzen.
Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnung ist für alle betroffenen inländischen Umsätze zwischen Unternehmen verbindlich.
Welche Ausnahmen gibt es?
Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (§ 33 UStDV) und Fahrausweise dürfen weiter als sonstige Rechnung ausgestellt werden, also auf Papier oder als PDF. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, sie aber empfangen können. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen. Für bestimmte Rechnungen im EDI-Verfahren gilt eine Sonderregel bis Ende 2027.
Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen müssen acht Jahre lang aufbewahrt werden (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss der strukturierte Datensatz unverändert erhalten bleiben. Bei ZUGFeRD reicht es deshalb nicht, nur die PDF-Ansicht zu speichern. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie das bei sich umsetzen.
Was sollten Betriebe jetzt tun?
Klären Sie zuerst, ob Sie 2026 über der Grenze von 800.000 € liegen. Fragen Sie dann den Anbieter Ihres Rechnungsprogramms, ob es E-Rechnungen im passenden Format erstellt. Stellen Sie sicher, dass eingehende E-Rechnungen an einer festen Stelle ankommen und auch lesbar sind. Ein Datensatz ohne Ansicht hilft im Büro wenig.
Dann lohnt sich ein Blick auf den ganzen Ablauf. Wenn Rechnungen ohnehin elektronisch ankommen, können sie auch von selbst im richtigen Ordner landen. Wie das geht, steht im Ratgeber Rechnungseingang automatisieren. Eine solche Automatisierung kostet bei uns ab 2.900 € netto. Erstellen wir Rechnungen für Sie automatisch, klären wir das Format in der Prozessanalyse.
Häufige Fragen
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen?
In der Regel ja. Laut den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums reicht dafür bereits ein E-Mail-Postfach. Wichtig ist, dass Sie die Rechnung danach lesen und den Datensatz unverändert aufbewahren können.
Diese Antwort gibt einen allgemeinen Überblick. Sie ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft inländische Umsätze zwischen Unternehmen. Für Rechnungen an Privatkunden können Sie weiter wie bisher vorgehen.
Diese Antwort gibt einen allgemeinen Überblick. Sie ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Sind PDF-Rechnungen ab 2027 verboten?
Das kommt auf Ihren Umsatz an. Wer 2026 über 800.000 € Gesamtumsatz lag, muss ab 2027 an andere Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen schicken. Wer darunter liegt, darf die Übergangsregel 2027 weiter nutzen. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle betroffenen Umsätze.
Diese Antwort gibt einen allgemeinen Überblick. Sie ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, bundesfinanzministerium.de, abgerufen am 4. November 2026
- IHK Köln, Die neue E-Rechnung im B2B-Bereich, ihk.de, abgerufen am 4. November 2026