Was sollte ein Gläubigerportal zeigen?
Auftraggeber fragen meist dasselbe: Wie weit ist die Akte, was ist eingegangen, und was wurde ausgezahlt? Das Portal sollte diese Fragen ohne Anruf beantworten.
- der letzte Schritt und der offene Betrag je Akte
- die Summen über alle Akten, also offen, realisiert und ausgekehrt
- Filter nach dem Stand der Akten
- die Zusammensetzung der Forderung und der bisherige Verlauf
- Abrechnungen und Auskehrungen
Formulieren Sie den Stand verständlich. Interne Bezeichnungen und Notizen der Sachbearbeitung gehören nicht ins Portal. Der Auftraggeber liest zum Beispiel „Gerichtliches Mahnverfahren läuft“, während die Akte intern mehr Einzelschritte kennt.
Wie reichen Auftraggeber neue Forderungen ein?
Forderungen kommen oft per E-Mail, mit fehlenden Angaben und verstreuten Belegen. Im Portal füllt der Auftraggeber die Felder selbst aus und lädt die Belege hoch. Die Kanzlei prüft den Eingang und übernimmt ihn als Akte, ohne etwas abzutippen.
Achten Sie auf die Fälle, die in der Praxis vorkommen: mehrere Rechnungen je Schuldner, Belege als Anhang und Forderungen mit vorhandenem Titel. In Collektra sind bis zu 50 Rechnungen je Schuldner möglich.
Wie läuft die Kommunikation mit dem Auftraggeber?
Nachrichten sollten an der Akte hängen. In einem allgemeinen Postfach fehlt der Zusammenhang, und die Antwort kennt nur, wer sie geschrieben hat. Mit Notiz und Chat zu jeder Akte sehen Sachbearbeitung und Auftraggeber dieselben Nachrichten, und Vertretungen können direkt weiterarbeiten.
Was brauchen Auftraggeber für ihre Buchhaltung?
Die Buchhaltung des Auftraggebers braucht Zahlen, die sie weiterverwenden kann. Eine Übersicht als CSV-Datei und ein Report als PDF ersparen der Kanzlei viele einzelne Auskünfte. Auch Auskehrungen sollte der Auftraggeber im Portal nachvollziehen können. Bei einer Insolvenz des Schuldners kann das Portal außerdem die Entscheidung des Auftraggebers einholen, ob die Forderung zur Tabelle angemeldet wird.
Wer darf was im Portal sehen?
Jeder Auftraggeber darf nur seine eigenen Akten sehen. Fragen Sie den Anbieter, wie das technisch getrennt ist und was bei mehreren Ansprechpartnern eines Auftraggebers gilt. Im Portal stehen Namen, Anschriften und Beträge von Schuldnern. Betreibt ein Dienstleister das Portal für die Kanzlei, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Wie funktioniert das Gläubigerportal in Collektra?
In Collektra meldet sich jeder Auftraggeber mit seinem Link und einem eigenen Passwort an und sieht nur seine eigenen Akten. Er liest den Stand in verständlichen Worten, reicht Forderungen ein und schreibt der Sachbearbeitung per Notiz oder Chat, auch mit Anhang. Die Übersicht gibt es als CSV-Datei oder als Report im PDF. Interne Notizen der Kanzlei zeigt das Portal nicht. Im Video sehen Sie den Chat von beiden Seiten.
Häufige Fragen
Müssen Auftraggeber etwas installieren?
Nein. Das Gläubigerportal läuft im Browser. Der Auftraggeber meldet sich mit seinem Link und einem eigenen Passwort an.
Sieht der Auftraggeber interne Notizen der Kanzlei?
Nein. In Collektra bleiben Notizen standardmäßig intern. Für den Auftraggeber sichtbar sind nur Notizen, die die Kanzlei dafür freigibt, und der gemeinsame Chat.
Spart ein Gläubigerportal wirklich Rückfragen?
Das zeigt sich an Ihren eigenen Zahlen. Zählen Sie einige Wochen lang die Anrufe und E-Mails von Auftraggebern zum Stand ihrer Akten, und vergleichen Sie danach mit der Zeit nach der Einführung.
Quellen
- Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeiter, dsgvo-gesetz.de, abgerufen am 5. November 2026