Wie kommen Schuldner sicher ins Portal?
Der bequemste Weg ist ein QR-Code im Brief. Der Schuldner scannt ihn mit dem Handy und ist sofort bei seinem Fall. Hinter dem Code steht ein Link mit einem Zugangsschlüssel. Dieser Schlüssel muss lang und zufällig sein, damit niemand die Adresse eines fremden Falls erraten kann. Fortlaufende Nummern oder das Aktenzeichen reichen dafür nicht.
Überlegen Sie auch, wer den Brief in die Hand bekommen kann. Manche Portale fragen deshalb vor sensiblen Angaben ein zweites Merkmal ab, zum Beispiel die Postleitzahl. Das macht den Zugang etwas umständlicher, und die Kanzlei sollte bewusst entscheiden, wie viel Schutz sie will. Seiten mit Zugangsschlüssel dürfen außerdem nicht in Suchmaschinen landen. Fragen Sie den Anbieter danach.
Wie schlüsseln Sie die Forderung verständlich auf?
Eine typische Frage von Schuldnern lautet: Warum ist der Betrag so hoch? Ein Portal sollte deshalb jeden Bestandteil einzeln zeigen, also Hauptforderung, Zinsen, Inkassokosten, Gerichtskosten und bereits geleistete Zahlungen.
Viele dieser Angaben muss die Kanzlei ohnehin machen. Nach § 13a Abs. 1 RDG muss ein Inkassodienstleister einer Privatperson bei der ersten Geltendmachung unter anderem den Auftraggeber, den Grund der Forderung, eine Berechnung der Zinsen sowie Art, Höhe und Grund der Inkassokosten nennen. Diese Pflicht erfüllt der Brief, das Portal ersetzt ihn nicht. Beide sollten aber dieselben Zahlen zeigen. Am einfachsten gelingt das, wenn beide aus denselben Daten der Akte entstehen.
Wie zahlen Schuldner ohne Abtippen?
Zahlungen scheitern oft an Kleinigkeiten. Der Verwendungszweck fehlt, die IBAN ist falsch abgeschrieben oder der Betrag stimmt nicht. Dann muss die Kanzlei die Zahlung von Hand zuordnen. Ein GiroCode hilft dabei. Das ist ein QR-Code, in dem Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck stehen. Wichtig ist, dass der Verwendungszweck das Aktenzeichen enthält, damit sich die Zahlung später eindeutig zuordnen lässt.
Wer das Portal am Handy öffnet, kann einen QR-Code auf demselben Gerät schlecht scannen. Das Portal sollte die Überweisungsdaten deshalb auch zum Kopieren anzeigen.
Was gilt bei einer Ratenzahlung im Portal?
Ein Portal kann Schuldnern erlauben, selbst Raten vorzuschlagen. Sie wählen die Zahl der Monatsraten und sehen den Monatsbetrag. In der Kanzlei entsteht daraus eine Aufgabe, und die Kanzlei entscheidet über den Vorschlag.
Rechtlich ist vor allem § 13a RDG zu beachten. Vor einer Vereinbarung über Stundung oder Ratenzahlung muss die Kanzlei die Privatperson in Textform auf die dadurch entstehenden Kosten hinweisen (Abs. 3). Verlangt sie ein Schuldanerkenntnis, muss sie in Textform darauf hinweisen, dass der Schuldner dadurch in der Regel bestimmte Einwendungen verliert (Abs. 4). Diese Hinweise gehören ins Portal, bevor der Schuldner seinen Vorschlag abschickt. Den genauen Wortlaut legt die Kanzlei selbst fest.
Was ist bei Nachrichten, Datenschutz und Barrierefreiheit wichtig?
Eine Nachricht des Schuldners sollte direkt in der Akte landen und dort als Aufgabe erscheinen. In einem allgemeinen Postfach geht sie leicht unter. Auch Anfragen nach § 13a Abs. 2 RDG kommen oft über das Portal.
Im Portal stehen Namen, Anschriften und Beträge. Betreibt ein Dienstleister es für die Kanzlei, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ob das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz für Ihr Portal gilt, sollte jede Kanzlei für sich prüfen lassen. Gut lesbare Schrift, genug Kontrast und eine Bedienung ohne Maus helfen in jedem Fall.
Wie macht Collektra das?
In Collektra, unserer Inkassosoftware, kommt der Schuldner über einen QR-Code im Mahnschreiben ins Portal. Er sieht, woraus sich die Forderung zusammensetzt, überweist per GiroCode oder schlägt eine Ratenzahlung vor. Für die Kanzlei entsteht daraus automatisch eine Aufgabe. Wie Sie Zahlungen danach zuordnen, zeigen wir Ihnen in der Vorführung.
Weitere Ratgeber für Kanzleien: Gläubigerportal, Forderungsaufstellung, Inkassokosten berechnen.
Häufige Fragen
Ersetzt ein Schuldnerportal das Mahnschreiben?
Nein. Die Pflichtangaben nach § 13a RDG erfüllt die Kanzlei weiter im Schreiben. Das Portal ergänzt den Brief und sollte dieselben Zahlen zeigen.
Diese Antwort gibt einen allgemeinen Überblick. Sie ersetzt keine Rechtsberatung.
Woran merkt die Kanzlei, ob das Portal hilft?
Zählen Sie über einige Monate, wie viele Schuldner das Portal öffnen, wie viele dort zahlen oder Raten vorschlagen und ob die Zahl der Anrufe zurückgeht. Öffnen viele das Portal, ohne etwas zu tun, fehlt oft eine Information, oder ein Schritt ist zu umständlich.
Müssen Schuldner eine App installieren?
Nein. Ein gutes Portal ist eine Web-App. Der Schuldner öffnet sie über den QR-Code am Handy und muss nichts installieren.
Quellen
- Rechtsdienstleistungsgesetz, § 13a, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 15. Oktober 2026
- Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeiter, dsgvo-gesetz.de, abgerufen am 15. Oktober 2026
- Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, § 1, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 15. Oktober 2026