Inkassosoftware vergleichen: Was Kanzleien prüfen sollten

Rechnet die Software Zinsen und Kosten richtig?

Prüfen Sie das zuerst, denn ein Rechenfehler steht sonst in jedem Schreiben. Spielen Sie in der Vorführung einen schwierigen Fall durch, zum Beispiel zwei Rechnungen mit unterschiedlichem Verzugsbeginn, eine Teilzahlung und danach einen Mahnbescheid. Vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihrer eigenen Rechnung.

• Verzugszinsen: Der Satz liegt in der Regel fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Entgeltforderungen ohne beteiligten Verbraucher neun Prozentpunkte (§ 288 BGB). Die Software sollte je Rechnung ab dem eigenen Verzugsbeginn rechnen.
• Inkassokosten: Der Gläubiger kann sie vom Schuldner nur bis zu der Höhe ersetzt verlangen, die einem Rechtsanwalt nach dem RVG zustünde (§ 13e RDG). Die Gebührentabelle muss deshalb zum Datum der Tätigkeit passen.
• Teilzahlungen: Sie werden nach § 367 BGB zuerst auf die Kosten, dann auf die Zinsen und zuletzt auf die Hauptforderung angerechnet. Bei Verbraucherdarlehen gilt mit § 497 Abs. 3 BGB eine andere Reihenfolge. Fragen Sie danach, wenn Sie solche Forderungen bearbeiten.

Kommen die Pflichtangaben aus der Akte?

Gegenüber Privatpersonen schreibt § 13a RDG vor, was mit der ersten Geltendmachung mitzuteilen ist, zum Beispiel Auftraggeber, Forderungsgrund, Zinsberechnung und Inkassokosten. Diese Angaben sollten aus der Akte in das Schreiben kommen, damit Brief und Forderungskonto dieselben Zahlen zeigen. Lassen Sie sich zeigen, was geschieht, wenn eine Angabe fehlt. Alle Angaben im Einzelnen stehen im Artikel § 13a RDG: Pflichtangaben im Inkassoschreiben.

Wie viel Handarbeit bleibt im Alltag?

Lassen Sie sich einen normalen Arbeitstag zeigen. Woran sieht die Sachbearbeitung, welche Akten heute dran sind? Wie entstehen die fälligen Schreiben für mehrere Akten auf einmal? Kann jeder Auftraggeber einen eigenen Mahnablauf bekommen?

Sehen Sie sich danach den Zahlungseingang an. Bitten Sie den Anbieter, einen echten Kontoauszug einzulesen. Achten Sie darauf, welche Formate die Software kennt, was mit Zahlungen ohne Aktenzeichen passiert und wie die Auskehrung an den Auftraggeber entsteht.

Können Schuldner und Auftraggeber selbst etwas erledigen?

Ein Schuldnerportal kann der Kanzlei Anrufe abnehmen, wenn Schuldner dort die Forderung sehen, zahlen oder Raten vorschlagen können. Worauf Sie dabei achten sollten, steht im Artikel Schuldnerportal: Was Inkassokanzleien beachten sollten.

Auftraggeber fragen oft nach dem Stand ihrer Akten. Prüfen Sie beim Gläubigerportal, ob sie dort nur lesen oder auch Forderungen einreichen und Nachrichten schreiben können. Interne Notizen der Kanzlei gehören dort nicht hin.

Was übernimmt die Software im gerichtlichen Verfahren?

Fragen Sie genau nach, was „Mahnbescheid“ im jeweiligen Programm heißt. Manche Programme bereiten die Angaben nur vor, und Sie übertragen sie selbst. Andere übermitteln den Antrag direkt. Prüfen Sie auch, ob die Software Widerspruchs- und Einspruchsfristen überwacht, die Verjährung mit Hemmung rechnet und Aufträge zur Vollstreckung vorbereitet.

Wo läuft die Software, und wer kommt an die Daten?

Ein Programm im Browser braucht keine Installation und keinen eigenen Server. Dafür liegen die Akten beim Anbieter, und Sie brauchen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Fragen Sie nach dem Serverstandort, nach Sicherungen und nach der Zwei-Faktor-Anmeldung. Fragen Sie auch, wer beim Anbieter auf Ihre Akten zugreifen kann.

Klären Sie vor dem Vertrag auch den Umzug. Wie Ihre Akten in das neue System kommen und was Sie bei einer Kündigung beachten sollten, steht im Artikel Inkassosoftware wechseln.

Wie vergleichen Sie die Kosten?

Rechnen Sie über drei Jahre. Zählen Sie Miete oder Lizenz, Einrichtung, die Übernahme Ihrer Daten, Gebühren je Nutzer oder je Akte und zusätzliche Module zusammen. Erst diese Summe lässt sich zwischen Anbietern vergleichen.

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Was kann Collektra, und was kann es nicht?

Collektra ist unser fertiges Produkt für Inkassokanzleien. Die Tabelle nennt auch, was Collektra nicht übernimmt, damit Sie es mit anderen Anbietern vergleichen können.

Collektra im Überblick, Stand November 2026

Weitere Ratgeber für Kanzleien: Was kostet Inkassosoftware?, Inkassokosten berechnen, Gläubigerportal.

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