Welche Daten gibt Ihr altes System heraus?
Fragen Sie Ihren bisherigen Anbieter schriftlich, welche Daten Sie in welchem Format bekommen und was der Export kostet. Bitten Sie um eine Beispieldatei mit echten Spaltennamen. Lesen Sie auch Ihren Vertrag, vor allem die Kündigungsfrist und was nach dem Vertragsende mit den Daten geschieht.
Liegen Ihre Akten bei einem Dienstleister, muss der Vertrag zur Auftragsverarbeitung regeln, dass er die Daten nach dem Ende der Leistung löscht oder zurückgibt (Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO). Prüfen Sie, in welcher Form Sie die Daten dann bekommen.
Welche Daten Sie vor dem Umzug klären sollten
| Daten | Was dazugehört |
|---|---|
| Stammdaten | Schuldner, Auftraggeber, Anschriften, Kontaktdaten, Bankdaten für die Auskehrung |
| Forderung | Hauptforderung, Rechnungen, Verzugsbeginn, Forderungsgrund |
| Buchungen | Zinsen, Kosten, Zahlungen und bereits ausgekehrte Beträge |
| Stand der Akte | Mahnstufe, Wiedervorlagen, Fristen, Ratenpläne, Titel |
| Verlauf | Schreiben, Notizen und Dokumente |
Welche Akten ziehen um?
Entscheiden Sie das früh, denn es bestimmt den Aufwand. Laufende Akten bearbeiten Sie im neuen System weiter. Abgeschlossene Akten brauchen Sie meist nur noch zum Nachschlagen. Für sie reicht oft ein Export als PDF oder ein Lesezugang zum alten System. Wie lange Sie welche Unterlagen aufbewahren müssen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Wie prüfen Sie den Import?
Importieren Sie zuerst eine Stichprobe, zum Beispiel 20 bis 50 Akten. Wählen Sie bewusst schwierige Fälle aus, etwa Privatperson und Firma, mehrere Rechnungen in einer Akte, Teilzahlungen, einen Ratenplan und eine Akte mit Titel.
Vergleichen Sie danach je Akte den offenen Betrag in beiden Systemen. Weichen Hauptforderung, Zinsen oder Kosten ab, klären Sie den Grund, bevor Sie den ganzen Bestand übernehmen. Eine neue Software kann anders rechnen als die alte, und Sie müssen den Unterschied erklären können.
Was geschieht mit Fristen und Ratenplänen?
Erstellen Sie vor dem Stichtag eine Liste aller Fristen der nächsten Wochen, zum Beispiel Widerspruch, Einspruch, Verjährung und Wiedervorlagen. Eine Person im Team sollte sie im neuen System kontrollieren. Legen Sie auch fest, ab wann nur noch das neue System mahnt, damit kein Schuldner zwei Schreiben bekommt.
Übernehmen Sie bei laufenden Ratenplänen die vereinbarten Raten, die gezahlten Raten und das nächste Fälligkeitsdatum. Prüfen Sie an einzelnen Akten, ob das neue System eine ausbleibende Rate erkennt.
Wie ordnen Sie Zahlungen mit altem Aktenzeichen zu?
Schuldner überweisen oft noch lange mit dem Aktenzeichen aus dem alten Schreiben, vor allem bei Raten. Bewahren Sie deshalb eine Liste mit alten und neuen Aktenzeichen auf. Ändern Sie möglichst nicht gleichzeitig Ihre Bankverbindung.
Schreiben, die schon draußen sind, tragen alte Links und QR-Codes. Fragen Sie den alten Anbieter, wie lange diese funktionieren, und schicken Sie den neuen Zugang mit dem nächsten Schreiben.
Wie läuft der Stichtag ab?
- Sie halten die Mahnläufe im alten System an.
- Sie ziehen den letzten Export und sichern ihn.
- Sie importieren die Daten und prüfen die Stichprobe erneut.
- Sie vergleichen die Zahl der Akten und die offenen Beträge je Auftraggeber.
- Ihr Team arbeitet ab jetzt nur noch im neuen System.
- Sie prüfen die Zahlungseingänge der ersten Wochen besonders genau.
Legen Sie den Stichtag in eine ruhige Woche, und behalten Sie den Zugang zum alten System bis zum Vertragsende.
Was sagen Sie Ihren Auftraggebern?
Informieren Sie Auftraggeber vorab über den Stichtag, neue Zugänge und geänderte Aktenzeichen. Prüfen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob Verträge mit Auftraggebern und Ihre Datenschutzhinweise angepasst werden müssen.
Wie läuft der Umstieg auf Collektra?
Collektra ist unser fertiges Produkt für Inkassokanzleien und läuft im Browser. Ihre Kanzlei bekommt einen eigenen Datenbereich. Ihre Akten übernehmen Sie über den Import aus CSV- und Excel-Dateien. Collektra erkennt 24 Felder, zum Beispiel Schuldner, Anschrift, Hauptforderung, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit und Auftraggeber. Vor dem Import sehen Sie eine Vorschau und können die Spalten selbst zuordnen.
Der Import legt die Akten neu an und vergibt dabei Aktenzeichen, Inkassokosten und Zinsen. Frühere Zahlungen, Mahnstufe, Ratenpläne, Verlauf und Dokumente kommen über diesen Import nicht mit. Besprechen Sie in der Vorführung, wie Sie damit bei Ihrem Bestand umgehen.
Zahlungen mit einem alten Aktenzeichen ordnet Collektra über Name und Betrag zu, wenn das passt, und zeigt Ihnen den Vorschlag zur Prüfung. Alle anderen Zahlungen bleiben zur Klärung stehen.
Weitere Ratgeber für Kanzleien: Was kostet Inkassosoftware?, Verjährung überwachen, Forderungsaufstellung.
Häufige Fragen
Wie lange dauert der Wechsel der Inkassosoftware?
Das hängt vor allem vom Export des alten Systems und von der Zahl der laufenden Akten ab. Planen Sie mindestens einen Probeimport und einen festen Stichtag ein. Eine verlässliche Dauer kann ein Anbieter erst nennen, wenn er eine Beispieldatei gesehen hat.
Können beide Systeme eine Zeit lang parallel laufen?
Ja. Neue Akten starten dann im neuen System, und laufende Akten bleiben bis zum Abschluss im alten. Das vermeidet einen großen Umzug, dafür arbeitet Ihr Team länger in zwei Systemen. Jede Akte sollte immer nur ein System mahnen.
Müssen wir Schuldner über den Wechsel informieren?
Bleiben Kanzlei und Bankverbindung gleich, ändert sich für Schuldner vor allem das Aktenzeichen im nächsten Schreiben. Prüfen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob Ihre Datenschutzhinweise den neuen Dienstleister nennen müssen.
Diese Antwort gibt einen allgemeinen Überblick. Sie ersetzt keine Rechtsberatung.
Quellen
- Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeiter, dsgvo-gesetz.de, abgerufen am 15. Oktober 2026
- Rechtsdienstleistungsgesetz, § 13a, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 5. November 2026